Automatisieren Sie grundlegende E-Mail-Aufgaben in Apple Mail mit Apple Mail-Regeln. Wenn Sie E-Mail-Regeln erstellen, teilen Sie der App mit, wie eingehende E-Mails verarbeitet werden sollen. E-Mail-Regeln automatisieren sich wiederholende Aufgaben, z. B. das Verschieben derselben Art von Nachrichten in einen bestimmten Ordner, das Hervorheben von Nachrichten von Freunden und Familie oder das Entfernen von Spam-E-Mails.
Die Anleitung in diesem Artikel gilt für Macs mit macOS Mojave (10.14.) und Mail Version 12.4. Frühere Versionen von macOS folgen ähnlichen Prozessen.
So funktionieren E-Mail-Regeln
Jede Regel hat zwei Komponenten: eine Bedingung und eine Aktion. Bedingungen sind Richtlinien für die Auswahl der Nachrichten, auf die sich eine Aktion auswirkt. Beispielsweise könnte eine Mail-Regel mit der Bedingung, nach E-Mails von Ihrem Freund Sean zu suchen, eine Aktion haben, um die Nachricht hervorzuheben, damit Sie sie in Ihrem Posteingang leicht erkennen können.
E-Mail-Regeln tun mehr als nur Nachrichten zu finden und hervorzuheben. E-Mail-Regeln organisieren E-Mails. Regeln können beispielsweise:
- Erkennen Sie bankbezogene Nachrichten und verschieben Sie sie in einen Bank-E-Mail-Ordner.
- Spam von wiederkehrenden Absendern in einen Junk-Ordner oder in den Papierkorb verschieben.
- Nachricht an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten.
Zusätzlich zum Erstellen einfacher Regeln können Sie zusammengesetzte Regeln erstellen, die nach mehreren Bedingungen suchen, bevor Sie eine oder mehrere Aktionen ausführen.
Mail kann AppleScripts ausführen, um zusätzliche Aktionen auszuführen, wie z. B. das Starten bestimmter Anwendungen.
Arten von E-Mail-Bedingungen und -Aktionen
Die Liste der Bedingungen, auf die Mail prüfen kann, ist umfangreich, aber einige werden häufiger verwendet als andere. Mail kann jedes Element, das im Mail-Header enth alten ist, als bedingtes Element verwenden. Einige Beispiele beinh alten von, an, CC, Betreff, beliebiger Empfänger, Sendedatum, Empfangsdatum, Priorität und E - Mail - Konto. E-Mails können auch gefiltert werden nach:
- Enthält.
- Enthält nicht.
- Beginnt mit.
- Endet mit.
- Ist gleich.
Zu den Aktionen, die verfügbar sind, wenn eine E-Mail eine Bedingung erfüllt, gehören:
- Nachricht verschieben.
- Nachricht kopieren.
- Farbe der Nachricht festlegen.
- Ton abspielen.
- Bounce-Symbol im Dock.
- Benachrichtigung senden.
- Auf Nachricht antworten.
- Nachricht weiterleiten.
- Nachricht umleiten.
- Nachricht löschen.
- Als gelesen markieren.
- Als markiert markieren.
- Applescript ausführen.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Regel
Dieses Tutorial erstellt eine zusammengesetzte Regel, die E-Mails von einem Kreditkartenunternehmen erkennt und die Nachricht im Posteingang hervorhebt. In diesem Beispiel wird die Nachricht vom Benachrichtigungsdienst der Beispielbank gesendet und hat eine Absenderadresse, die auf alert.examplebank.com. endet.
Da verschiedene Arten von Benachrichtigungen von der Beispielbank empfangen werden, erstellt dieses Tutorial eine Regel, die Nachrichten basierend auf den Feldern „Von“und „Betreff“filtert. Verwenden Sie diese beiden Felder, um die Arten der empfangenen Warnungen zu unterscheiden.
Regel hinzufügen
Der schnellste Weg, eine neue Regel zu erstellen, besteht darin, eine Nachricht in Mail zu öffnen und die Regel anhand der Informationen in der Nachricht zu erstellen. Wenn beim Hinzufügen einer neuen Regel eine Nachricht ausgewählt ist, verwendet Mail die Informationen in den Feldern „Von“, „An“und „Betreff“, um die Regelbedingungen auszufüllen. Wenn die Nachricht geöffnet ist, wird auch jeder spezifische Text angezeigt, den Sie für die Regel benötigen.
Um eine Regel basierend auf einer ausgewählten Nachricht zu erstellen:
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Gehe zu Mail > Einstellungen.
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Unter Einstellungen wählen Sie Regeln.
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Auswählen Regel hinzufügen.
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Geben Sie im Textfeld Beschreibung einen Namen für die Regel ein, z. B. Beispiel Bankkontoauszug.
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Erste Bedingung hinzufügen
Die If-Anweisung sch altet zwischen zwei Bedingungen hin und her: If any und If all. Die If-Anweisung ist für mehrere Bedingungen nützlich, z. B. in diesem Beispiel, in dem Sie sowohl die Felder „Von“als auch „Betreff“testen möchten. Wenn Sie nur auf eine Bedingung testen, spielt die If-Anweisung keine Rolle, sodass Sie sie an ihrer Standardposition belassen können.
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Auswahl Wenn > Alle.
Image - Wählen Sie im Bedingungsabschnitt unter der If-Anweisung den ersten Dropdown-Pfeil aus und wählen Sie Von.
- Wählen Sie den zweiten Dropdown-Pfeil und wählen Sie enthält.
- Wenn beim Erstellen dieser Regel eine Nachricht geöffnet (oder ausgewählt) ist, wird das Feld neben enthält automatisch mit der entsprechenden Absender-E-Mail-Adresse ausgefüllt. Andernfalls geben Sie diese Informationen manuell ein. Geben Sie beispielsweise alert.examplebank.com. ein.
Zweite Bedingung hinzufügen
Um komplexe Regeln zu erstellen, fügen Sie einen zweiten Satz von Bedingungen hinzu, um die Nachrichten weiter zu filtern. In diesem Lernprogramm wird die Regel auf Nachrichten angewendet, die von einem bestimmten Absender stammen und eine bestimmte Betreffzeile enth alten.
So fügen Sie einer Regel eine zweite Bedingung hinzu:
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Gehen Sie rechts von der ersten Bedingungszeile und klicken Sie auf die Sch altfläche Plus (+), um eine zweite Bedingungszeile hinzuzufügen.
Image - Wählen Sie im zweiten Bedingungsabschnitt den ersten Dropdown-Pfeil aus und wählen Sie Subject.
- Wählen Sie den zweiten Dropdown-Pfeil und wählen Sie enthält.
- Wenn eine Nachricht geöffnet ist, wird das Feld neben dem Feld enthält automatisch mit der Betreffzeile aus der E-Mail gefüllt. Andernfalls geben Sie diese Informationen manuell ein. Beispiel Kontoauszug. eingeben
Auszuführende Aktion hinzufügen
Wählen Sie eine Aktion aus, die für die Nachrichten ausgeführt werden soll, die durch die Regelbedingungen ausgewählt wurden. In diesem Beispiel werden Nachrichten, die die Regelbedingungen für Absender und Betreff erfüllen, rot hervorgehoben.
So fügen Sie einer Regel eine Aktion hinzu:
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Wählen Sie im Abschnitt Folgende Aktionen ausführen den ersten Dropdown-Pfeil und wählen Sie Farbe festlegen.
Image - Wählen Sie den zweiten Dropdown-Pfeil und wählen Sie von Text.
- Wählen Sie den dritten Dropdown-Pfeil und wählen Sie Red.
- Klicken Sie auf OK, um die neue Regel zu speichern.
Sie können mehr als eine Aktion hinzufügen, genauso wie Sie mehr als eine Bedingung hinzufügen können. Verwenden Sie mehrere Kriterien, um die Wirksamkeit der Regel zu optimieren.
Die neue Regel wird auf alle nachfolgenden Nachrichten angewendet, die Sie erh alten. Wenn Sie möchten, dass eine neue Regel den aktuellen Inh alt Ihres Posteingangs verarbeitet, drücken Sie Command+ A, um alle Nachrichten im Posteingang auszuwählen, und gehen Sie dann zu das Menü Mail, wählen Sie Nachricht und dann Regeln anwenden
