Key Takeaways
- Arbeiter erledigen in Besprechungen häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig, und die Wahrscheinlichkeit dafür steigt, je länger sich eine Besprechung hinzieht.
- Nicht alles Multitasking ist jedoch schlecht, und "positives Multitasking" kann die Produktivität steigern.
- Remote-Arbeitsplattformen könnten neue Funktionen hinzufügen, die Mitarbeiter zu Aufgaben bringen, die für ein Meeting relevant sind.
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, besteht eine gute Chance, dass Sie während eines Meetings in der vergangenen Woche mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt haben – und Sie sind kaum allein.
Ein neues Papier, das von Microsoft veröffentlicht wurde, bringt Zahlen zum Problem. Während Multitasking in kurzen, kleinen Meetings selten war, stieg es in Meetings, die sich über mehr als eine Stunde hinzogen, auf ein nahezu universelles Niveau. Es sind jedoch nicht nur schlechte Nachrichten: Das Papier, das sich auf die Verwendung von Microsoft Teams konzentriert, schlägt mehrere Möglichkeiten vor, wie Mitarbeiter ihre Konzentration verbessern können.
"FocusAssist für Windows wurde bereits ausgeliefert und könnte hier eine große Hilfe sein", sagte Dr. Mary Czerwinski, Partnerforscherin und Forschungsmanagerin bei Microsoft, per E-Mail. "Das Planen der Fokuszeit über Cortana ist eine weitere verfügbare Option in Outlook."
Was muss ein Telearbeiter tun?
Multitasking in einer Besprechung wird oft als unhöflich oder kontraproduktiv angesehen, und das Papier stellte fest, dass sich dies manchmal als wahr herausstellte. Die Forscher argumentieren jedoch in einem komplexeren Punkt. Nicht alles Multitasking ist negativ, und Tools können verwendet werden, um Remote-Mitarbeiter zu positiven Ergebnissen zu führen.
Die Teilnehmer beschrieben die Vorteile von positivem Multitasking in einem anonymen Tagebuch. „Ich war weniger frustriert von Meetings, die für mich nicht sehr nützlich waren“, sagte einer.
Andere sagten, dass sie die Möglichkeit zu schätzen wissen, genau darauf zu achten, wenn dies erforderlich ist, und sich dann auf etwas anderes zu konzentrieren, wenn dies nicht der Fall ist. Die Teilnehmer sagten, Multitasking habe ihnen geholfen, Informationen wie verwandte Dateien oder E-Mail-Austausch zu finden, die für ein Meeting relevant sind.
… ein stöhnender 80-Minuten-Marathon fördert mit über sechsmal höherer Wahrscheinlichkeit Multitasking.
Dr. Czerwinski sagte, dass Remote-Mitarbeiter, die Microsoft Teams oder Windows verwenden, sich an Focus Assist und Focus Time wenden können, um Ablenkungen zu beseitigen, die für ein Meeting nicht relevant sind, und sich Zeit zu nehmen, um sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren. Das Papier bevorzugt jedes Werkzeug, das die Aufmerksamkeit von außen auf die Aufmerksamkeit der Arbeitnehmer während einer Besprechung verdrängt.
Neue, bessere Funktionen in Remote-Arbeitsplattformen könnten sogar noch weiter gehen, um positives Multitasking zu fördern. Das Papier schlägt einen Meeting-spezifischen „Fokusmodus“vor, um den Mitarbeitern beim Multitasking auf eine für ein Meeting relevante Weise zu helfen, z. B. das Öffnen von E-Mails oder Dateien in der Benutzeroberfläche eines Meetings anstelle eines anderen Fensters oder Programms. Dies würde positives Multitasking fördern und gleichzeitig Ablenkungen beseitigen, die in anderen Programmen zu finden sind.
Die Forscher schlagen auch verbesserte Agenda-Tools vor, die es Mitarbeitern ermöglichen, Besprechungen vorzeitig zu verlassen oder mitten in einer Besprechung einzusteigen, wenn nur Teile der Besprechung relevant sind. Damit könnte der Erzfeind jeder Aufmerksamkeitsspanne bekämpft werden: lange, langweilige Meetings.
Remote-Mitarbeiter klopfen in langen Meetings ab
Multitasking war nicht besonders verbreitet, wenn alle Meetings aggregiert wurden: Etwa 30 % der Meetings beinh alteten E-Mail-Multitasking und etwa 24 % sahen Datei-Multitasking.
Aber das änderte sich mit der Dauer. Es überrascht nicht, dass Meetings, die kürzer als 20 Minuten waren, nur wenige Fälle von Multitasking zeigten, aber mit schockierender Geschwindigkeit als Meeting-Droge hochgefahren wurden.
Bei einem Meeting von 20 bis 40 Minuten war die Wahrscheinlichkeit fast doppelt so hoch, dass die Teilnehmer sich um andere Aufgaben quälten, und bei einem stöhnenden 80-Minuten-Marathon war die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter abgelenkt wurden, mehr als sechsmal so hoch.
Meeting-Größe – also die Anzahl der Teilnehmer – war ebenfalls entscheidend. Eins-zu-eins-Meetings förderten am wenigsten Multitasking, und eine dritte Person änderte das Ergebnis kaum. Aber das Eintauchen in andere Aufgaben wurde wahrscheinlicher, als mehr Gesichter in einem Videoanruf auftauchten. Multitasking war in einem Meeting mit 10 oder mehr Personen mehr als doppelt so wahrscheinlich.
Ein Teilnehmer beschrieb eine nachvollziehbare Motivation. „In den großen Meetings, wie Rathäusern, neige ich dazu, innezuh alten und tatsächlich zuzuhören, wenn etwas Interessantes gesagt wird“, sagte der Teilnehmer. "Den Rest der Zeit konzentriere ich mich überhaupt nicht auf die Arbeit."
Die Daten enthielten ein weiteres schwächeres, aber überraschenderes Ergebnis: Geplante Besprechungen sind schlechte Nachrichten. Ein geplantes Meeting förderte das Multitasking etwa eineinhalb Mal häufiger als ein Ad-hoc-Meeting. Von geplanten Besprechungen waren wiederkehrende Besprechungen der fruchtbarste Boden für Ablenkung.
"Wie Remote-Meetings geplant und strukturiert werden, hängt maßgeblich damit zusammen, wann und in welchem Umfang Menschen ihre Aufmerksamkeit aufteilen", schließt das Papier. Bevor Sie also bei einer einstündigen Besprechungseinladung auf „Senden“drücken, überlegen Sie es sich noch einmal – es sei denn, Sie möchten Ihren Kollegen Zeit geben, ihren Posteingang zu leeren.
