Was man wissen sollte
- Sie können eines im MS 365 Admin Center unter Gruppen > Freigegebene Postfächer erstellen. Wählen Sie Mailbox hinzufügen und folgen Sie den dortigen Schritten.
- Jeder, der einem freigegebenen Microsoft Office 365-Postfach zugewiesen ist, hat Zugriff auf alles darin: eingehende E-Mails, Antworten, Weiterleitungen usw.
- Benutzer von Office 365 benötigen ein Microsoft Exchange Online-Abonnement, um auf freigegebene E-Mails zugreifen zu können.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Benutzer zu einem freigegebenen Outlook-Postfach hinzufügen und wie Sie freigegebene Postfächer in Outlook, im Web und in einer mobilen App verwenden. Diese Anweisungen gelten für Office 365 für Windows und macOS; Ausblick 2019, 2016, 2013 und 2010; Outlook für iOS und Android; und Outlook im Web.
So erstellen Sie ein gemeinsames Postfach in Office 365
Sie können beliebig viele freigegebene Postfächer erstellen, aber jeder Benutzer, den Sie dem Postfach zuweisen, muss über ein Microsoft 365-Abonnement verfügen. So richten Sie ein gemeinsames Postfach ein:
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Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center mit Ihrem globalen Microsoft 365-Administratorkonto oder den Anmeldeinformationen für das Exchange-Administratorkonto an.
Das Microsoft 365 Admin Center war früher als Office 365 Admin Center bekannt.
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Wählen Sie Gruppen > Freigegebene Postfächer im Navigationsbereich.
Image - Wählen Sie Postfach hinzufügen auf der Seite Freigegebene Postfächer aus.
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Geben Sie auf der Seite Postfach hinzufügen einen Namen für das freigegebene Postfach in das Feld Name ein.
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Ein Mailbox-Alias wird automatisch im Feld E-Mail erstellt, aber Sie können den Alias ändern, wenn Sie möchten. Wenn Sie das freigegebene Postfach benannt haben, wählen Sie Hinzufügen.
Image - Wählen Sie Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen unter Nächste Schritte.
- Wählen Sie Mitglieder hinzufügen auf der Seite Mitglieder der gemeinsamen Mailbox hinzufügen aus.
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Aktivieren Sie unter Mitglieder das Kontrollkästchen neben jeder Person, die Zugriff auf das gemeinsame Postfach haben soll. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern und dann Schließen.
Wenn Sie den Namen einer Person nicht in der Liste sehen, wählen Sie Suchen und geben Sie den Namen der Person ein.
So speichern Sie gesendete E-Mails in der gemeinsamen Mailbox
Wenn ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht aus dem freigegebenen Postfach sendet, wird eine Kopie dieser Nachricht im Ordner Gesendete Elemente dieses Benutzers gespeichert, nicht im freigegebenen Postfach. Wenn Sie diese E-Mails im freigegebenen Postfach speichern möchten, müssen Sie die Einstellungen des freigegebenen Postfachs bearbeiten.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um gesendete E-Mail-Nachrichten im freigegebenen Postfach zu speichern:
- Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an und wählen Sie im Navigationsbereich Gruppen > Freigegebene Postfächer aus.
- Wählen Sie Ihr gemeinsames Postfach aus.
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Wählen Sie Bearbeiten neben Gesendete Objekte.
Image - Setzen Sie sowohl Elemente kopieren, die als dieses Postfach gesendet wurden als auch Elemente kopieren, die im Namen dieses Postfachs gesendet wurden auf Ein , dann wählen Sie Speichern.
So verwenden Sie das gemeinsame Postfach in Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010
Wenn Sie das freigegebene Postfach einrichten, müssen andere Benutzer nichts tun, um das freigegebene Postfach in der Desktop-Version von Outlook anzuzeigen. Das freigegebene Postfach erscheint automatisch in der Outlook-Seitenleiste.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail aus dem freigegebenen Postfach zu senden:
- Wählen Sie oben in Outlook die Registerkarte Home aus.
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Wählen Sie Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen.
Image - Wählen Sie in der neuen E-Mail-Nachricht Von und dann das freigegebene Postfach aus.
- Geben Sie Ihre Nachricht ein und wählen Sie Senden.
Zugriff auf das freigegebene Postfach in Outlook im Web
Wenn Sie mit dem freigegebenen Postfach in einem Webbrowser arbeiten möchten, müssen Sie das Postfach manuell hinzufügen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das freigegebene Postfach zu Outlook im Web hinzuzufügen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an und wählen Sie dann die App Outlook aus.
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner (oder den Namen Ihres Postfachs) und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs in das Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen ein und wählen Sie dann Hinzufügen.
So fügen Sie freigegebene Postfächer zur Outlook Mobile App hinzu
Wenn Sie von Ihrem Smartphone oder Tablet aus auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Starten Sie die Outlook-App für iOS oder Android und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
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Tippen Sie im linken Bereich auf Account hinzufügen und dann auf Gemeinsames Postfach hinzufügen.
Wenn Sie mehrere Outlook-Konten haben, wählen Sie dasjenige aus, das Zugriff auf das freigegebene Postfach hat.
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Geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, sollten Sie Ihr freigegebenes Postfach unter Ihren Konten in der Outlook-App sehen.
Wenn Sie ein freigegebenes Postfach aus der Outlook-App entfernen möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Konten, tippen Sie dann auf das freigegebene Postfach und wählen Sie Konto löschen.
Was ist ein freigegebenes Postfach in Office 365?
Jede Person, die einem freigegebenen Office 365-Postfach zugewiesen ist, hat vollständigen Zugriff auf alle darin enth altenen Nachrichten. Mitgliedsbenutzer können eingehende E-Mails lesen, auf Nachrichten antworten, Nachrichten weiterleiten und sehen, wie andere geantwortet haben.
Wenn ein Teammitglied auf eine E-Mail-Nachricht aus dem freigegebenen Postfach antwortet, wird die E-Mail von der freigegebenen Adresse und nicht von der E-Mail-Adresse der Person gesendet, sodass die Informationen aller vertraulich bleiben. Allerdings haben gemeinsam genutzte Postfächer normalerweise keine Benutzernamen oder Passwörter, was einige Sicherheitsbedenken aufwirft.
Warum ein gemeinsames Postfach verwenden?
Gemeinsam genutzte Postfächer sind ideal für Kundendienst- oder Marketingabteilungen, die möchten, dass eingehende E-Mail-Nachrichten vom nächsten verfügbaren Teammitglied beantwortet werden. Gemeinsame Postfächer verfügen außerdem über eine gemeinsame Kontaktliste und einen gemeinsamen Kalender, sodass Mitglieder der Gruppe Termine an einem zentralen Ort erstellen können, den alle Mitglieder sehen können.
