So archivieren Sie E-Mails in Outlook

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 06:43

Was man wissen sollte

• Manuelles Archiv: Gehen Sie zu Datei > Info > Tools > Alte Gegenstände aufräumen. Wählen Sie im Popup-Fenster Archiv die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren.
• Wählen Sie dann den Ordner für das Archiv aus. Wählen Sie die Dropdown-Liste Archivelemente älter als und legen Sie ein Datum fest.
• Automatische Archivierung: Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen. Wählen Sie AutoArchivierung ausführen alle und geben Sie ein Zeitintervall ein.

Wenn sich zu viele E-Mails in Ihrem Posteingang ansammeln, kann die Leistung von Outlook darunter leiden. Erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Outlook archivieren und diese alten E-Mails entweder manuell oder automatisch verw alten. Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Outlook für Microsoft 365 und Outlook 2019, 2016, 2013 und 2010.

So archivieren Sie E-Mails in Outlook manuell

Wenn Sie es vorziehen, zu kontrollieren, wann und wo Ihre alten E-Mails archiviert werden, können Sie dazu einen manuellen Prozess befolgen. Sie können E-Mail-Nachrichten in jedem Ordner manuell archivieren.

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Datei > Info > Tools >Alte Elemente bereinigen.

   

2. Wählen Sie im Archiv-Popup-Fenster Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und wählen Sie dann den Ordner aus, in dem Sie Elemente archivieren möchten.

   

3. Wählen Sie die Dropdown-Liste Elemente archivieren, die älter sind als und legen Sie dann das Datum fest, nach dem Sie Nachrichten archivieren möchten.

   Sie können auch Durchsuchen auswählen, um eine einzelne PST-Datei zu identifizieren, die Sie für dieses Archiv verwenden möchten. Oder Sie beh alten den Standarddateinamen bei.

   

4. Auswählen OK. Outlook archiviert nun die Nachrichten in diesem Ordner gemäß den von Ihnen konfigurierten Einstellungen.

   

5. Wenn Sie Nachrichten lieber in allen Ordnern als in einzelnen archivieren möchten, wählen Sie Alle Ordner gemäß ihren AutoArchivierungseinstellungen archivieren Wenn Sie dies auswählen, müssen Sie dies tun Gehen Sie zurück zur Registerkarte Home, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Ordner, für die Sie die AutoArchivierungseinstellungen festlegen möchten, und wählen Sie dann Eigenschaften

   

6. Wählen Sie im Eigenschaftenfenster die Registerkarte AutoArchivierung.

   

7. Wählen Sie Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren und konfigurieren Sie dann die Einstellungen, wie viele Monate Nachrichten Sie aufbewahren möchten und wohin alte Elemente verschoben werden sollen.

   Konfigurieren Sie mithilfe der AutoArchivierungseinstellungen, wie Nachrichten archiviert werden, wenn Sie AutoArchivierung aktiviert haben, und wie E-Mails archiviert werden, wenn Sie sie manuell mit den AutoArchivierungseinstellungen archivieren.

   

So lösen Sie die automatische Archivierung manuell aus

Sie können die AutoArchivierung entweder manuell oder automatisch auslösen. Wenn Sie Ihre AutoArchivierungseinstellungen bereits für alle Ihre Ordner wie oben beschrieben eingerichtet haben, können Sie den Archivierungsvorgang sofort auslösen.

Select File > Info > Tools > Mailbox Cleanup , wählen Sie dann AutoArchive, um den Archivierungsprozess auszulösen. Dadurch werden die AutoArchivierungseinstellungen verwendet, die Sie für jeden E-Mail-Ordner konfiguriert haben.

So lösen Sie die AutoArchivierung automatisch aus

Zusätzlich zum manuellen Auslösen des Archivierungsvorgangs können Sie die AutoArchivierung auch so einrichten, dass sie regelmäßig ausgeführt wird.

1. Auswahl Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen.

   

2. Wählen Sie im Einstellungsfenster der AutoArchivierung AutoArchivierung ausführen alle und geben Sie ein, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

   Sie können die Einstellungen so konfigurieren, dass Sie aufgefordert werden, wenn die AutoArchivierung ausgeführt wird, und sie so einstellen, dass entweder alte E-Mail-Nachrichten gelöscht oder in eine archivierte PST-Datei auf Ihrem Computer verschoben werden.

   

3. Wählen Sie OK,und die AutoArchivierung wird in dem von Ihnen festgelegten Intervall ausgeführt, sodass Sie sich nie Sorgen machen müssen, dass Ihr Posteingang zu viel Platz einnimmt.

   

Verwenden Sie Outlook Sweep zur automatischen Archivierung in Outlook Web

In Outlook Online ist das Archivieren von Nachrichten ein manueller Vorgang. Eine Funktion namens Outlook Sweep hilft Ihnen, Ihren Posteingang sauber zu h alten.

Es ist unmöglich, das Alter der von Ihnen archivierten Nachrichten zu ändern, aber zumindest gibt Ihnen die Sweep-Funktion die Möglichkeit, alle Ihre Posteingangsnachrichten zu archivieren, die älter als 10 Tage sind. So h alten Sie Ihren Posteingang automatisch sauber.

1. Öffnen Sie den Posteingang des Kontos, in dem Sie E-Mail-Nachrichten archivieren möchten. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie dann Sweep aus dem Menü.

   

2. Wählen Sie im Popup-Fenster Nachrichten, die älter als 10 Tage sind, immer aus dem Ordner INBOX verschieben.

   

3. Wählen Sie das Dropdown-Menü Verschieben nach und wählen Sie Archivieren.