Haben Sie eine riesige Excel-Tabelle, aus der Sie weder Kopf noch Zahl machen können?
Es ist an der Zeit, Ihre Kontaktliste in einer Microsoft Access-Datenbank zu organisieren. Es ist viel einfacher, als Sie sich vorstellen können, und Sie werden mit den Ergebnissen auf jeden Fall zufrieden sein. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess. Wenn Sie keine eigene Tabelle haben und dem Tutorial folgen möchten, können Sie die Beispiel-Excel-Datei herunterladen, die zum Generieren des Tutorials verwendet wurde.
Neue Access 2013-Datenbank erstellen
Wenn Sie keine bestehende Datenbank zum Speichern von Kontaktinformationen haben, möchten Sie wahrscheinlich eine neue Datenbank von Grund auf neu erstellen. Wählen Sie dazu auf dem Bildschirm Erste Schritte mit Microsoft Office Access das Symbol Leere Desktop-Datenbank aus. Der obige Bildschirm wird Ihnen angezeigt. Geben Sie Ihrer Datenbank einen Namen, wählen Sie die Sch altfläche Erstellen und schon sind Sie im Geschäft.
Excel-Importvorgang starten
Wählen Sie die Registerkarte Externe Daten oben im Zugriffsbildschirm und doppelklicken Sie auf die Excel-Sch altfläche, um den Excel-Importvorgang zu starten.
Quelle und Ziel auswählen
Als Nächstes wird Ihnen der oben gezeigte Bildschirm angezeigt. Wählen Sie die Sch altfläche Durchsuchen und navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten. Sobald Sie die richtige Datei gefunden haben, wählen Sie die Öffnen-Sch altfläche.
In der unteren Hälfte des Bildschirms werden Ihnen Optionen für das Importziel angezeigt. In diesem Lernprogramm möchten wir eine vorhandene Excel-Tabelle in eine neue Access-Datenbank konvertieren, daher wählen wir Die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren Andere Optionen auf diesem Bildschirm ermöglichen Ihnen:
- Verknüpfen Sie Ihre Datenbank mit einer Excel-Tabelle, sodass Änderungen in der Quelltabelle in der Datenbank widergespiegelt werden.
- Daten in eine vorhandene Datenbanktabelle importieren.
Wenn Sie die richtige Datei und Option ausgewählt haben, wählen Sie OK, um fortzufahren.
Sp altenüberschriften auswählen
Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Erste Zeile enthält Sp altenüberschriften ausgewählt ist, wenn die erste Zeile der Tabelle Sp altennamen für die Daten enthält, z. B. Nachname, Vorname und Adresse. Dadurch wird Access angewiesen, die erste Zeile als Namen und nicht als tatsächliche Daten zu behandeln, die in der Kontaktliste gespeichert werden.
Wählen Sie Weiter um fortzufahren.
Beliebige Indizes erstellen
Datenbankindizes sind ein interner Mechanismus, der verwendet werden kann, um die Geschwindigkeit zu erhöhen, mit der Access Informationen in Ihrer Datenbank finden kann. In diesem Schritt können Sie einen Index auf eine oder mehrere Ihrer Datenbanksp alten anwenden. Wählen Sie einfach das Pulldown-Menü Indiziert und wählen Sie die entsprechende Option.
Denken Sie daran, dass Indizes viel Overhead für Ihre Datenbank verursachen und den belegten Speicherplatz erhöhen. Aus diesem Grund möchten Sie indizierte Sp alten auf ein Minimum beschränken. In unserer Datenbank suchen wir meistens nach dem Nachnamen unserer Kontakte, also erstellen wir einen Index für dieses Feld. Möglicherweise haben wir Freunde mit demselben Nachnamen, daher möchten wir hier Duplikate zulassen. Stellen Sie sicher, dass die Sp alte Nachname im unteren Bereich des Fensters ausgewählt ist, und wählen Sie dann Yes (Duplicates OK) aus dem Pulldown-Menü Indexed.
Wählen Sie Weiter um fortzufahren.
Primärschlüssel auswählen
Der Primärschlüssel wird verwendet, um Datensätze in einer Datenbank eindeutig zu identifizieren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, Access einen Primärschlüssel für Sie generieren zu lassen. Wählen Sie die Option Zugriff Primärschlüssel hinzufügen und drücken Sie Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihren eigenen Primärschlüssel zu wählen, sollten Sie vielleicht unseren Artikel über Datenbankschlüssel lesen.
Benennen Sie Ihren Tisch
Sie müssen Access einen Namen geben, um auf Ihre Tabelle zu verweisen. Geben Sie diese in das entsprechende Feld ein und wählen Sie die Sch altfläche Fertig.
Ihre Daten anzeigen
Sie sehen einen Zwischenbildschirm, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Schritte zum Importieren Ihrer Daten speichern möchten. Wenn nicht, fahren Sie fort und wählen Sie Close.
Sie kehren dann zum Hauptbildschirm der Datenbank zurück, wo Sie Ihre Daten anzeigen können, indem Sie einfach auf den Tabellennamen im linken Bereich doppelklicken.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre Daten erfolgreich aus Excel in Access importiert!
