Trotz der Verbreitung von Online-Kommunikationsmethoden bleibt E-Mail die beliebteste, mit fast 300 Milliarden E-Mails, die im Jahr 2019 täglich versendet wurden. H alten Sie sich an die E-Mail-Etikette.
Überprüfen Sie Ihre Nachricht, bevor Sie sie senden
Nachdem Sie die Adressen Ihrer Empfänger eingegeben, eine geeignete Betreffzeile erstellt, Ihre Nachricht geschrieben und einige unterstützende Dokumente angehängt haben, gehen Sie zurück und stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig gemacht haben:
- Nachricht lesen. Ist etwas unklar? Gibt es Grammatik- oder Tippfehler? Hast du alles gesagt, was du sagen wolltest?
- Überprüfe deine Quellen. Würde ein Link zu einer externen Quelle Ihre Bedeutung verdeutlichen? Würde ein Link Ihrem Empfänger helfen, eine Website schnell zu finden?
- Sehen Sie sich die Namen der Empfänger an. Haben Sie eine wichtige Person vergessen, die die Nachricht sehen muss? Hast du jemanden hinzugefügt, der die Nachricht nicht sehen sollte?
- Schau auf deine Adresse. Wenn Sie mehr als eine haben, achten Sie darauf, die Nachricht von der für den Zweck der Nachricht am besten geeigneten zu senden.
- Nachrichtenpriorität festlegen. Muss die Nachricht als wichtig gekennzeichnet werden?
- Unterstützende Dokumente hinzufügen. Haben Sie die Anhänge vergessen?
Nicht immer allen antworten
Du solltest wissen, wann und wann nicht du allen auf Gruppen-E-Mails antworten sollst. Wenn jeder in der ursprünglichen E-Mail (derjenigen, auf die Sie antworten) wissen muss, was Sie zu sagen haben, verwenden Sie Allen antworten.
Beispiel: Person A sendet Ihnen und Person B eine E-Mail mit der Bitte, Ideen zu entwickeln, wie Sie das 10-jährige Jubiläum Ihres Chefs im Unternehmen feiern können. Ihre Antwort ist sowohl für Person A als auch für Person B relevant, verwenden Sie also Allen antworten, um beiden zu antworten.
Wenn jemand Ihnen und 20 anderen Freunden per E-Mail eine Party-Einladung sendet, ist Ihre Antwort für die anderen E-Mail-Empfänger nicht relevant. Verwenden Sie also "Antworten", um eine Antwort nur an den ursprünglichen Absender zu senden.
Effektive Betreffzeilen schreiben
Der Schlüssel zum Schreiben eines guten E-Mail-Betreffs besteht darin, sicherzustellen, dass er kurz die Essenz Ihrer Nachricht erfasst. Hier sind ein paar Beispiele:
- Vertriebsbesprechung auf 3:00 Uhr geändert
- Einladung zur Halloween-Party
- Überarbeitung des Website-Textes
- Die 20 besten Videotipps dieser Woche
- Details zu Ihrer neuen Mitgliedschaft
- Bestätigung Ihres Termins
- Anfrage für freiwillige Helfer der Spendenaktion
Um Betreffzeilen effektiver zu gest alten, fügen Sie die Aktion ein, die die Empfänger ausführen sollen, z. B.:
- Einladung zur Halloween-Party – RSVP bis zum 11. Mai
- Textüberarbeitungen der Website - Genehmigung bis Dienstag erforderlich
Bottom Line
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht von jemand anderem weiterleiten, erklären Sie dem neuen Empfänger, warum Sie dies tun und welchen Nutzen er davon erwartet. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Kunde, Jay, schickt Ihnen eine Frage, und Sie kennen die Antwort nicht. Leiten Sie die Nachricht mit folgendem Hinweis an Ihre Kollegin Sara weiter: „Sara, Jay möchte wissen, wie Sie sich von seinem Mobilgerät aus bei unserem Portal anmelden. Einzelheiten finden Sie unten. Können Sie helfen?“
Erkläre, warum du CC
Wenn Sie jemanden in einer E-Mail-Nachricht auf CC setzen, erklären Sie dem primären Empfänger, dass Sie dies tun und warum. Angenommen, Jenna möchte Ihrem Buchclub beitreten und Sie senden ihr Informationen darüber. Sie würden die Leiterin des Buchclubs, Ann, auf CC setzen und Jenna schreiben: „Ich schreibe unserer Leiterin, Ann, auf CC, damit sie sehen kann, was ich Ihnen schicke, und alles ausfüllen kann, was ich möglicherweise ausgelassen habe. Wenn Sie diesen Vorgang verwenden, weiß Ann auch, warum sie eine Kopie der Nachricht erhält.
Bottom Line
E-Mail-Nachrichten können in der Mail oder im Spam-Filter verloren gehen. Aus Höflichkeit, insbesondere bei wichtigen Nachrichten (z. B. mit Anhängen oder Fristen), schreiben Sie eine kurze Notiz, um den Absender über den Erh alt seiner E-Mail zu informieren. Wenn Ihr Chef Ihnen beispielsweise ein neues Projekt zur Bearbeitung schickt, antworten Sie mit: „Verstanden, ich fange morgen an.“
Akronyme sparsam verwenden
Nicht jeder kennt jedes Akronym, verwenden Sie also so wenige wie möglich und nur dann, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger weiß, was sie bedeuten. Es gibt mehrere Akronyme, die häufig in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz verwendet werden. Hier sind ein paar:
- ASAP: So schnell wie möglich
- BTW: Übrigens
- EOD: Ende des Tages
- EOM: Ende der Nachricht (wird normalerweise in der Betreffzeile verwendet, um anzuzeigen, dass kein E-Mail-Text folgt)
- EOW: Ende der Woche
- FYI: Zu Ihrer Information
- IMO: Meiner Meinung nach
- OOO: Abwesend
- Y/N: Ja oder Nein
Bottom Line
Da Sie den Kontext von Mimik und Tonfall in E-Mails nicht verstehen, ist dies kein gutes Medium, um Sarkasmus oder Humor auszudrücken, insbesondere bei Empfängern, die Sie nicht gut kennen. Drücken Sie Ihre Botschaft einfach und direkt aus, zumindest bis Sie einen Empfänger besser kennen. Wenn du wirklich nicht anders kannst, füge ein lächelndes oder lachendes Emoticon hinzu, um zu zeigen, dass du Witze machst.
Wähle ein passendes Ende
Manchmal weiß man nicht, wie man eine E-Mail beendet. Hier sind ein paar Vorschläge, je nach Situation:
- Danke oder Vielen Dank: Wenn Sie um einen Gefallen bitten.
- Love oder Umarmungen: Wenn der Empfänger ein Freund oder Familienmitglied ist.
- Cheers oder Best: Wenn der Empfänger ein flüchtiger Bekannter ist.
- Mit freundlichen Grüßen: Wenn Ihre Nachricht formell ist.
- Mit freundlichen Grüßen oder Mit freundlichen Grüßen: Wenn Sie einen formellen geschäftlichen Ton beibeh alten möchten.
