Wenn Sie einen Großteil Ihres Tages mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen, gibt es viele Möglichkeiten, Outlook effizienter zu nutzen. Ändern Sie die Standardeinstellungen entsprechend Ihrer Arbeitsweise. Verwenden Sie eine oder zwei Tastenkombinationen. Richten Sie Filter ein, um Aufgaben zu automatisieren. Und stellen Sie sicher, dass Outlook mit maximaler Geschwindigkeit läuft. Sehen Sie sich die folgenden Tipps und Geheimnisse an und gewinnen Sie ein wenig Zeit zurück.
Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 und Outlook für Microsoft 365.
Nachrichten mit einem Klick ablegen
Mach schneller, was du so oft machst. Richten Sie Ein-Klick-Aktionen ein, um E-Mails einfach zu verw alten.
Gespräche optimieren
Verschmutzen Sie Ihre E-Mail-Ordner nicht mit Nachrichten, die an anderer Stelle zitiert werden. Erfahren Sie, wie Sie mit Outlook E-Mails automatisch bereinigen. Outlook verschiebt oder löscht diese redundanten E-Mails für Sie.
E-Mails erneut senden
Senden Sie eine E-Mail erneut in Outlook, um deren Inh alt, Betreff oder Empfänger wiederzuverwenden, anstatt mit einer leeren Nachricht zu beginnen.
H alten Sie Outlook-Dateien klein und knackig
Wenn Sie möchten, dass Outlook schnell ist, h alten Sie die Größe Ihrer Haupt-PST-Datei klein. In der PST-Datei speichert Outlook E-Mails, Kontakte, Kalender und mehr. Eine Möglichkeit, die PST-Datei klein zu h alten, besteht beispielsweise darin, alte E-Mails in eine separate Archivdatei zu verschieben.
Automatische Abwesenheits- oder Urlaubsantwort einrichten
Lassen Sie Outlook in Ihrem Namen antworten, wenn Sie abwesend sind und nicht auf Ihre E-Mail antworten können. So sparen Sie nicht nur beim Aufholen nach dem Urlaub Zeit, sondern auch an jedem einzelnen Arbeitstag.
E-Mails schnell in einen beliebigen Ordner verschieben
Wenn Sie die Ein-Klick-Ablage für einen Ordner nicht eingerichtet haben, bietet Outlook eine andere Möglichkeit, E-Mails schnell in Ordner zu verschieben. Sie können Nachrichten beispielsweise über die Tastatur oder eine praktische Sch altfläche in der Multifunktionsleiste übertragen.
E-Mail-Vorlagen erstellen und verwenden
Wenn Sie ähnliche Nachrichten an verschiedene Empfänger verfassen, speichern Sie eine dieser E-Mails als Vorlage in Outlook zur späteren Verwendung. Sie senden dieselbe oder eine ähnliche E-Mail wiederholt mit beneidenswerter Geschwindigkeit.
Standardschriftart und -größe von Outlook ändern
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Schriftart, die Outlook beim Verfassen einer Nachricht oder beim Lesen einer E-Mail verwendet, zu breit, zu hoch, zu klein, zu klein, zu groß oder zu blau ist, ändern Sie sie. Finden Sie heraus, wie Sie die genaue Schriftart, den Schriftstil und die Farbe festlegen, die standardmäßig für E-Mails in Outlook verwendet werden sollen.
Unterh altung löschen und stumm sch alten
Wenn Sie E-Mails und Konversationen durchwühlen, die völlig irrelevant sind, kann Outlook helfen. Finden Sie heraus, wie Sie mit Outlook eine ganze Konversation löschen und zukünftige E-Mails im selben Thread automatisch von Outlook entfernen können.
Mail eines Absenders automatisch in einen bestimmten Ordner filtern
Beginnen Sie mit einer beliebigen E-Mail, um einen Outlook-Filter einzurichten, der alle zukünftigen Nachrichten desselben Absenders automatisch in einen bestimmten Ordner verschiebt.
Verwandte Nachrichten suchen
In Outlook ist es einfach, alle zugehörigen Nachrichten zu finden. Suchen Sie einfach nach einem Kontaktnamen oder nach Wörtern in der Betreffzeile. Outlook listet alle Nachrichten auf, die Ihren Suchbegriffen entsprechen.
Standardkonto für neue E-Mails festlegen
Stellen Sie sicher, dass neue Nachrichten, die Sie verfassen, mit der wahrscheinlichsten Absender-E-Mail-Adresse beginnen, die in Outlook ausgewählt wurde.
In einer Nachricht suchen
Möchtest du etwas in einer langen E-Mail finden? Finden Sie heraus, wie Sie Outlook verwenden, um den Text in einer E-Mail-Nachricht zu durchsuchen.
Spätere Zustellung von E-Mails planen
Sie können Outlook anweisen, eine Nachricht nur an oder nach einem bestimmten Datum zu versenden. Dies ist praktisch für regelmäßig stattfindende Ereignisse, wie z. B. die Ankündigung eines wöchentlichen Meetings.
Eine Nachricht schnell wiederherstellen
Haben Sie gerade eine E-Mail in Outlook gelöscht, die nicht bereit war, in den Ordner "Gelöschte Objekte" zu wechseln? Hier ist eine einfache Möglichkeit, diese E-Mail sofort zurückzubekommen.
Verteilerlisten einrichten
Erstellen Sie Ihre eigenen Mailinglisten in Outlook und senden Sie ganz einfach Nachrichten an Personengruppen, ohne alle E-Mail-Adressen eingeben zu müssen.
Anhänge aus Nachrichten löschen
Beh alte die Nachricht; seine große Größe verlieren. Erfahren Sie, wie Sie Outlook verwenden, um angehängte Dateien (nachdem Sie sie an anderer Stelle gespeichert haben) aus E-Mail-Nachrichten zu entfernen. Sie können Ihr Postfach erheblich verkleinern.
Alle E-Mails eines Absenders schnell finden
Outlook findet alle Nachrichten eines bestimmten Absenders und zeigt sie Ihnen mit diesem Tipp schnell an.
Ordner "Alle E-Mails" einrichten
Sehen Sie alle gesendeten, empfangenen, archivierten und abgelegten E-Mails für ein Konto an einem Ort in Outlook.
Outlook Highlight Mail nur an Sie senden lassen
Wenn Sie der einzige E-Mail-Empfänger sind, ist die Nachricht normalerweise wichtiger, als wenn Sie einer von einem Dutzend Personen sind. Finden Sie heraus, wie Outlook Nachrichten hervorheben kann, in deren Zeile nur Sie stehen.
Empfangene E-Mail-Nachrichten bearbeiten
Anstatt E-Mails an sich selbst weiterzuleiten oder an anderer Stelle in Outlook oder möglicherweise außerhalb davon eine Notiz zu machen, können Sie jede empfangene E-Mail bearbeiten und Ihren eigenen Text hinzufügen.
Automatisch Cc: Alle von Ihnen gesendeten E-Mails
Outlook kann eine Kopie jeder von Ihnen erstellten Nachricht an eine andere E-Mail-Adresse senden.
Erweitern Sie Outlook mit zeitsparenden Add-Ins
Add-Ins wie ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen und Auto-Mate können Ihren Outlook-Workflow verbessern, indem sie Ihnen die richtigen Informationen zur Hand geben, intelligent filtern und sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
