Was man wissen sollte
- Öffnen Sie eine Google Drive-Datei. Wählen Sie Teilen. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ein.
- Wählen Sie Bearbeiten und weisen Sie eine Rolle zu: Anzeigen, Kommentar oderBearbeiten . Wählen Sie Einstellungen Zahnrad, um Einschränkungen hinzuzufügen. Wählen Sie Fertig.
- Ordner freigeben: Wählen Sie den Ordner aus. Wählen Sie Teilen und geben Sie E-Mail-Adressen ein. Regeln und Einschränkungen zuweisen.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit Google Drive Ordner freigeben und gemeinsam an Dateien arbeiten. Der Artikel enthält Informationen zum Umgang mit unerwünschten Anfragen zur Zusammenarbeit und eine Warnung vor den Risiken der Freigabe von Ordnern.
So fügen Sie Mitarbeiter zu einem Google Drive-Dokument hinzu
Google Drive eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit mit Kollegen an einem Projekt. Es bietet eine fein abgestimmte Kontrolle darüber, wer Ihre Dateien sehen und was sie damit tun können. Mit Google Drive können Sie Mitbearbeiter hinzufügen, um Ihre Dokumente anzuzeigen oder zu bearbeiten. So geht's:
- Öffnen Sie Google Drive und dann die Datei, die Sie freigeben möchten.
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Wählen Sie Teilen (es befindet sich in der oberen rechten Ecke des Dokuments).
Image - Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie als Mitbearbeiter hinzufügen möchten.
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Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Bearbeiten und legen Sie fest, ob Mitbearbeiter das Dokument bearbeiten, kommentieren oder anzeigen können.
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Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnradsymbol), um Freigabebeschränkungen hinzuzufügen.
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Aktivieren Sie Bearbeiter können Berechtigungen ändern und freigeben damit Ihre Mitarbeiter das Dokument mit anderen teilen können. Aktivieren Sie Zuschauer und Kommentatoren können die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren sehen, um Zuschauern und Kommentatoren diese Möglichkeiten zu geben.
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Wählen Sie Fertig zum Schließen.
Um die Änderungen von Mitbearbeitern zu verfolgen, markieren Sie einen Textbereich, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Änderungen anzeigen. Sie sehen eine Liste der Bearbeiter und ihrer Änderungen zusammen mit Zeitstempeln.
So teilen Sie einen Ordner in Google Drive
Das Teilen eines ganzen Ordners mit Mitbearbeitern funktioniert ähnlich wie das Teilen eines einzelnen Dokuments. Wählen Sie den Ordner, den Sie in Google Drive freigeben möchten, öffnen Sie dann das Dropdown-Menü und wählen Sie Teilen und folgen Sie dann den obigen Schritten.
Sobald Sie einen Ordner freigeben, erbt jedes Dokument oder jede Datei, die in diesem Ordner abgelegt wird, dieselben Freigaberechte. Das ist eine ziemlich starke Zusammenarbeit, aber jetzt, da Google Docs auch Google Drive ist, wird es kompliziert. Sie sehen, jede Datei kann nur in einem Ordner existieren, aber Personen, die Bearbeitungsrechte haben, können Dateien verschieben.
Dateien können nur in einem Ordner existieren
Wenn Sie die Google Drive-Desktop-App verwenden, ist es verlockend, eine freigegebene Datei in „Meine Ablage“oder einen anderen Ordner zu verschieben, um sie entweder zu organisieren oder in Ihrem Desktop-Google Drive-Ordner darauf zuzugreifen. Da eine Datei nur in einem Ordner vorhanden sein kann, bedeutet das Verschieben einer Datei aus einem freigegebenen Ordner, dass Sie die Datei aus dem freigegebenen Ordner aller anderen verschieben. Das Verschieben eines freigegebenen Ordners in "Meine Ablage" bedeutet, dass Sie ihn nicht mehr für alle freigeben.
Wenn Sie versehentlich eine Datei aus einem freigegebenen Ordner verschieben, verschieben Sie sie zurück, und alles wird wiederhergestellt.
Wenn Sie oder jemand, mit dem Sie zusammenarbeiten, versehentlich einen freigegebenen Ordner in einen anderen Ordner auf "Meine Ablage" verschoben haben, erh alten Sie eine Warnung und eine Nachricht, die Ihnen mitteilt, was Sie getan haben, und Ihnen die Möglichkeit bietet, es rückgängig zu machen. Wenn Sie beide Warnungen ignorieren, müssen Sie den Ordner erneut freigeben, um die Einstellungen wiederherzustellen. Wenn Sie mit einer Organisation zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass alle diese Regeln kennen und dass Sie Dokumente mit Personen teilen, denen Sie vertrauen, dass sie diese Regeln befolgen.
So reagieren Sie auf unerwünschte Anfragen zur Zusammenarbeit
Sie können auch Kooperationsanfragen von Personen außerhalb Ihrer Organisation erh alten. Diese unerwünschten Dokumente können einfach nur ärgerlich sein, aber sie könnten auch einen möglichen Versuch darstellen, sensible Dokumente zu sammeln. Sie sollten keine unbekannten Dokumente oder Dateien in Google Drive öffnen; Stattdessen können Sie die Person blockieren, die es gesendet hat, indem Sie auf der Hauptseite von Drive mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen klicken und [E-Mail-Adresse]blockieren auswählen. Klicken Sie dann im Bestätigungsfenster erneut auf Blockieren.
