Key Takeaways
- Dropbox kann jetzt Dateien automatisch verschieben, umbenennen und sogar konvertieren.
- Definiere einfach die Regeln und lege die Elemente dann in Ordnern ab.
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Es gibt viele andere leistungsstarke Tools zur Automatisierung von Dropbox.
Dropbox organisiert Ihre Ordner automatisch für Sie und benennt um, verschiebt und übersetzt sogar alles, was Sie dort ablegen.
Es gibt viele Möglichkeiten, die Ordner in Ihrer Dropbox zu automatisieren - schließlich ist es nur ein Ordner voller Dateien -, aber ein integriertes Tool könnte einige Vorteile in Bezug auf Komfort, Sicherheit und Zuverlässigkeit bieten. Und Sie können weiterhin alle Tools von Drittanbietern verwenden, die Sie mögen. Warum sind automatisierte Ordner so eine großartige Idee und was können sie für Sie tun?
"[Automatisierte Ordner sind] eine unglaublich einfache Möglichkeit, jede Art von großen Projekten mit mehreren Dateien und mehreren Mitwirkenden zu verw alten", sagte Devon Fata, CEO des Webentwicklerunternehmens Pixoul, Lifewire per E-Mail. "Die Einrichtung eines guten Organisationssystems, das für alle funktioniert, ist ein ständiger Kampf bei jeder Art von projektbasierter Arbeit, und dies könnte in diesen Bereichen viel Zeit sparen."
Das Ende der Einreichung
Ordner sind oft ein Durcheinander. Wir legen Dateien in einem Ordner ab, um beispielsweise unsere Desktops zu bereinigen, und dann legen wir einige dieser Dateien in einem Unterordner ab, um den ersten Ordner aufzuräumen. Stellen Sie sich vor, diese Dateien könnten sich selbst organisieren.
Auch diejenigen von uns, die alles im Griff haben, können von der automatischen Ablage profitieren. Und mit Dropbox wird es bald ganz einfach. Sie müssen Ihre Automatisierungsregeln nur einmal einrichten, dann erledigt Dropbox die ganze Arbeit.
Zum Beispiel können Sie eine Regel erstellen, die Ihre Dateien basierend auf dem Datum automatisch in Ordnern ablegt. Legen Sie eine Reihe von Dateien in Ihrer Dropbox ab, und es werden Ordner für Januar, Februar usw. erstellt und Ihre Dateien darin abgelegt. Zukünftige Dateien, die dem Hauptordner hinzugefügt werden, werden automatisch in diese Unterordner verschoben. Es ist zum Beispiel ideal, um Quittungen für Ihre Steuern aufzubewahren.
Das ist schön und schon ziemlich mächtig, aber es wird noch viel besser. Dropbox kann auch Dateien und Fotos automatisch umbenennen, vielleicht basierend auf dem Datum, an dem sie erstellt/aufgenommen wurden. Es kann Ihre Dateien auch taggen und sie sogar in andere Formate konvertieren. Beispielsweise könnten Sie einen Ordner haben, der alles in ein PDF konvertiert, oder einen, der Zip-Dateien automatisch entpackt.
Das Schöne daran ist, dass diese Aktionen durch das Verschieben von Dateien in Ordner ausgelöst werden, was auf jedem angeschlossenen Gerät möglich ist.
Alternativen
Die Dropbox-Ordnerautomatisierung kommt irgendwann für alle, aber sie wird derzeit nur für Geschäftskunden eingeführt. Dennoch gibt es viele noch leistungsfähigere Optionen zum Automatisieren Ihrer Dropbox-Ordner – oder anderer Ordner.
Es gibt zwei Hauptkategorien für die Automatisierung von Ordnern. Einer ist ein webbasierter Dienst wie Zapier oder IFTTT (If This Then That). Das andere ist ein Tool, das lokal auf Ihrem Computer ausgeführt wird, wie das hervorragende Hazel für den Mac. Dann gibt es mehr Einzweckdienste wie Cloud Convert, die einen Dropbox-Ordner überwachen und alles konvertieren, was Sie hinzufügen. Es ist leistungsstark und einfach zu bedienen.
Der Vorteil eines webbasierten Tools besteht darin, dass es sich mit anderen Webdiensten verbinden kann. IFTTT kann einige wilde Sachen machen. Sie könnten zum Beispiel Ihre intelligente Glühbirne jedes Mal rot blinken lassen, wenn hier auf Lifewire News ein neuer Artikel veröffentlicht wird. Zapier bietet noch umfassendere – wenn auch viel komplexer einzurichtende – Automatisierungen, die sich in Ihr Gmail, Slack, Twitter, Trello und mehr eingraben.
Der Nachteil dieser Online-Tools ist, dass Ihre privaten Daten Ihren Computer verlassen müssen, damit sie ihr Ding machen können. Andererseits sind viele dieser Daten sowieso schon irgendwo in der Cloud.
Lokal
Wenn Sie die Automatisierung auf Ihrem Computer wirklich ernst nehmen wollen, gibt es viele Tools. Auf dem Mac und iOS können Sie die integrierte Shortcuts-App verwenden, die mit einer Galerie vorgefertigter Automatisierungen geliefert wird. Einige davon funktionieren auch mit Dropbox.
Um Ordner zu automatisieren, versuche es mit Hazel. Dies überwacht Ordner auf neue Dateien und reagiert darauf.
Eine Hazel-Regel, die ich verwende, überwacht meinen Desktop auf Bilder. Screenshots werden auf eine Breite von 2.000 Pixeln angepasst, sodass ich sie für Online-Artikel wie diesen verwenden kann. Eine andere Regel nimmt Webp-Bilder und wandelt sie in JPGs um. Ich habe auch eine Regel, die Songs in die früher als iTunes bekannte App kopiert.
Hazel bietet einen eigenen Satz integrierter Aktionen, aber Sie können damit auch Shortcuts, AppleScripts, Automator-Aktionen ausführen und sogar Ihre eigenen Skripte in der Programmiersprache Ihrer Wahl schreiben. Diese Modularität macht den Einstieg extrem einfach, aber auch grenzenlos in seinem Potenzial. Und natürlich kann es auf jeden Ordner in Ihrer Dropbox wirken.
Die neue integrierte Automatisierung von Dropbox sieht gut aus und deckt die Grundlagen ab, wird aber hoffentlich auch das Interesse an leistungsfähigeren Automatisierungen wecken. Denn was nützt ein Computer, wenn er Ihnen nicht die ganze hektische Arbeit abnehmen kann?
