Was man wissen sollte
- Wählen Sie in Outlook Datei > Info > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
- Gehen Sie zur Registerkarte Datendatei und wählen Sie Hinzufügen. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Outlook-Datendatei Outlook-Datendatei und dann OK.
- Benennen Sie das Archiv, wählen Sie einen Speicherort und wählen Sie OK. Ziehen Sie ganze Ordner per Drag & Drop in den neuen Archivordner.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie die PST-Datei klein h alten, indem Sie Ihre alten E-Mails archivieren. Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Outlook für Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.
So archivieren Sie alte E-Mails in Outlook, um die PST-Datei klein zu h alten
Wenn der Stapel von E-Mails, die Sie in Outlook aufbewahren, wächst, nimmt normalerweise auch die Zeit zu, die Outlook benötigt, um das zu tun, was Sie tun möchten. Die Größenbeschränkung für PST-Dateien droht. (In der PST- oder „Persönlichen Ordner“-Datei speichert Outlook alle Ihre Daten, einschließlich Kalender, Kontakte und E-Mails.)
So erstellen Sie ein Archiv alter Nachrichten in Outlook getrennt von der PST-Datei, die Sie täglich verwenden:
- Wähle Datei und wähle Info.
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Wählen Sie Kontoeinstellungen und wählen Sie Kontoeinstellungen aus dem Menü. Das Fenster Kontoeinstellungen wird geöffnet.
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Wählen Sie die Registerkarte Datendatei.
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Auswählen Hinzufügen. Das Dialogfeld Neue Outlook-Datendatei wird geöffnet.
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Wählen Sie Outlook-Datendatei und wählen Sie OK.
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Geben Sie unter Dateiname den Namen für das Archiv ein und wählen Sie den Ort aus, an dem Sie die Datei speichern möchten.
Image - Wähle OK und schließe das Fenster.
Mail ins Archiv verschieben
Um Ihr neu erstelltes PST-Archiv zu füllen, ziehen Sie ganze Ordner per Drag & Drop in den Stammordner, der neu unter E-Mail-Ordner erscheint. Dies ist praktisch, wenn Sie bereits ein haben. Archive Ordner, der beispielsweise die gesamte Post des letzten Jahres enthält. Legen Sie es einfach in das Archiv PST.
Alternativ zum Archivieren einzelner Artikel:
- Klicken Sie unter E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste auf den Stammordner, der nach Ihrem PST-Archiv benannt ist.
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Wählen Sie Neuer Ordner aus dem Menü.
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Geben Sie den gewünschten Ordnernamen ein.
Vergewissern Sie sich, dass E-Mails und Beiträge unter Ordner enthält ausgewählt ist, wenn Sie E-Mails archivieren möchten. Wählen Sie zum Archivieren anderer Elemente die entsprechende Kategorie aus.
Image - Ziehen Sie einzelne oder Gruppen von E-Mails per Drag & Drop in den neu erstellten Ordner.
- Um alle E-Mails vor einem bestimmten Datum in einem Ordner (oder verschachtelten Ordnern) zu verschieben, wählen Sie Datei > Info.
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Wählen Sie Extras und wählen Sie Postfach aufräumen.
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Wählen Sie AutoArchivierung aus dem erscheinenden Menü.
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Archiv-PST-Datei schließen
Nachdem Sie alle Elemente archiviert haben, können Sie die PST-Datei in Outlook schließen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stammordner Ihres PST-Archivs unter E-Mail-Ordner.
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Wählen Sie Close "_" aus dem Menü.
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Zugriff auf E-Mails aus einer PST-Datei mit geschlossenem Archiv
Um Nachrichten aus einer PST-Archivdatei abzurufen, die Sie geschlossen haben:
- Wählen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie Öffnen & Exportieren.
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Wählen Sie Outlook-Datendatei öffnen.
Image - Die PST-Datei und ihre Ordner erscheinen unter E-Mail-Ordner und sind einsatzbereit.
Eine kleine PST-Datei ist eine schnelle PST-Datei
Es lohnt sich, die Größe Ihrer Haupt-PST-Datei klein und überschaubar zu h alten. Sie können Outlook einiges davon mit der AutoArchivierung erledigen lassen oder Ihre Nachrichten auf mehrere PST-Dateien aufteilen, was schmerzlos und schnell sein kann.
