Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Tools zur Steigerung der Produktivität und zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern mit Text-Chat, Sprach- und Videoanrufen, Dateifreigabefunktionen, Online-Schichtaufzeichnungen und seinen gemeinsamen Kalendern.
Die gemeinsame Kalenderfunktion von Microsoft Teams ermöglicht es Gruppenmitgliedern, Meetings direkt in der Teams-App zu erstellen, Details anzugeben und andere Mitglieder hinzuzufügen, sodass sie nicht nur über das Ereignis benachrichtigt werden, sondern es zu ihren synchronisierten Microsoft Teams hinzufügen können auch Kalender.
Dieser Artikel gilt zusätzlich zur Webversion für die Microsoft Teams-Apps auf Windows 10-, iOS- und Android-Geräten.
So funktionieren Microsoft Teams-Kalender
Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, das für Organisationen oder Gruppen entwickelt wurde und daher im Hinblick auf eine Gruppe oder ein Team strukturiert ist. Möglicherweise können Sie sich mit Ihrer regulären E-Mail-Adresse bei einer Microsoft Teams-Gruppe anmelden, aber meistens wird Ihnen eine Firmen-E-Mail-Adresse zugewiesen, mit der Sie auf Teams und andere verwandte Microsoft 365-Apps und -Dienste zugreifen.
Die Microsoft Teams-App hat einen Hauptkalender, der Ihrer gesamten Gruppe oder Organisation zugewiesen ist. Gruppenmitglieder können diesem Kalender Besprechungen oder Ereignisse hinzufügen, die automatisch im Kalender für andere Mitglieder angezeigt werden. Personen können auch zu Kalenderereignissen oder Besprechungen hinzugefügt werden, wenn sie daran teilnehmen müssen.
Technisch gesehen wird der integrierte (oder Standard-)Kalender als Gruppenkalender bezeichnet, während externe Kalender, die in Microsoft Teams geteilt werden, geteilte Kalender sind. Diese Begriffe werden jedoch häufig verwechselt und die Unterscheidung zwischen ihnen verwischt.
Es ist eine gute Idee, auf Kalender in Microsoft Teams mit eindeutigen Namen zu verweisen, anstatt die Begriffe "Geteilt" oder "Gruppe" zu verwenden, um Verwirrung zu vermeiden.
Kalender können auch innerhalb von Microsoft Teams aus Outlook oder anderen Planungsdiensten wie Google Kalender geteilt werden.
So erstellen Sie ein freigegebenes Microsoft Teams-Kalenderereignis
Hier ist der Vorgang zum Erstellen eines Ereignisses, das in Microsoft Teams als Meeting bezeichnet wird, das mit anderen Gruppenmitgliedern geteilt und automatisch zum Gruppenkalender hinzugefügt werden kann.
In diesem Beispiel wird die Microsoft Teams-App von Windows 10 verwendet, aber diese Anweisungen und die verwendeten Menüs sind in allen anderen Versionen identisch.
- Öffnen Sie die Microsoft Teams-App.
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Auswahl Kalender.
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Klick Neues Meeting.
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Wählen Sie die entsprechende Zeitzone aus dem Dropdown-Menü oben auf dem Bildschirm.
Image Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, in welcher Zeitzone sich Ihre Teammitglieder befinden, da sich die Uhrzeit Ihres Meetings automatisch an sie anpasst.
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Geben Sie einen Namen für Ihr Meeting in das Feld Titel hinzufügen. ein
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Geben Sie im Feld Erforderliche Teilnehmer hinzufügen die Namen der Personen ein, die über die Veranst altung benachrichtigt werden sollen. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, sollten automatisch Namen angezeigt werden, aus denen Sie auswählen können.
Image Wenn Sie dieses Kalenderereignis mit Personen teilen möchten, die nicht in Ihrer Microsoft Teams-Gruppe sind oder vielleicht nicht einmal Microsoft Teams verwenden, können Sie dies tun, indem Sie ihre vollständige E-Mail-Adresse anstelle ihres Namens eingeben.
Klicken Sie auf Optional, um Gruppenmitglieder hinzuzufügen, die Sie über das Meeting informieren möchten, aber nicht teilnehmen müssen.
Sobald das Meeting erstellt wurde, erh alten alle eingeladenen Parteien eine Einladung an die ihnen zugeordnete E-Mail-Adresse.
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Geben Sie als Nächstes die Start- und Endzeit für Ihr Meeting an.
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Klicken Sie auf Nicht wiederholen, um ein Menü zu öffnen und das Meeting zu einem regelmäßigen Ereignis zu machen, wenn es sich wiederholen muss. Beispielsweise möchten Sie vielleicht jeden Wochentag, jede Woche oder einmal im Monat dasselbe Meeting abh alten.
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Klicken Sie auf Kanal hinzufügen, wenn Ihr Meeting spezifisch für eine bestimmte Kategorie im Microsoft Teams-Setup Ihres Unternehmens ist. Beispielsweise möchten Sie es möglicherweise in einem Managerkanal platzieren, damit nur die Teammitglieder, die diesen Kanal verwenden, wissen, dass ein Meeting stattfindet.
Image Sie können viele dieser Felder leer lassen, wenn Sie möchten.
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Als nächstes kommt das Feld Ort hinzufügen. Trotz seines Namens dient dies eigentlich nicht dazu, einen physischen Standort anzugeben. Stattdessen dient dies zum Auswählen eines verbundenen Microsoft Teams-fähigen Raumsystems oder eines Konferenztelefongeräts.
Wenn Ihr Unternehmen solche Geräte nicht verwendet, müssen Sie sich keine Gedanken über das Ausfüllen dieses Felds machen.
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Geben Sie im großen Feld unten auf dem Bildschirm Details für das Besprechungsfeld ein, geben Sie eine Beschreibung Ihrer Besprechung, eine Besprechungsagenda oder eine Nachricht an die Teilnehmer ein.
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Klicken Sie abschließend auf Senden. Dadurch wird das Ereignis zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender hinzugefügt und die von Ihnen hinzugefügten Personen eingeladen. Sobald sie antworten, wird die Veranst altung automatisch auch zu ihren Kalendern hinzugefügt.
Image Wenn Sie noch niemanden zum Termin hinzugefügt haben, wird Ihnen stattdessen die Sch altfläche Speichern angezeigt. Dadurch wird das Ereignis einfach in Ihrem persönlichen Microsoft Teams-Kalender gespeichert.
Was macht der Terminplanungs-Assistent von Microsoft Teams?
Die Option des Planungsassistenten, die beim Erstellen eines Meetings in Microsoft Teams auf einem Computer angezeigt wird, ist eine alternative Möglichkeit, ein Ereignis zu erstellen oder zu bearbeiten. Es verwendet eine visuellere Benutzeroberfläche, die die Optionen auf der linken Seite des Bildschirms anzeigt und Sie einen Zeitraum mit Ihrer Maus auswählen lässt, der automatisch die Änderungen am Zeitplan vornimmt.
Der eigentliche Vorteil des Terminplanungsassistenten besteht darin, wie er alle Termine der Gruppenmitglieder anzeigt. Auf diese Weise können Sie leicht sehen, zu welchen Zeiten und an welchen Tagen jeder verfügbar ist, und Sie müssen die Gruppenmitglieder nicht fragen, welche Zeit am besten zu ihnen passt.
Termine werden nur dann im Terminplanungsassistenten angezeigt, wenn sie vom Administrator oder anderen Benutzern in Microsoft Teams eingegeben wurden. Wenn Ihre Organisation Microsoft Teams nicht zum Verw alten von Zeitplänen verwendet, ist diese Funktion nicht hilfreich.
Der Planungsassistent von Microsoft Teams ist ein vollständig optionales Tool, auch wenn einige es der standardmäßigen Option zum Erstellen von Besprechungen vorziehen.
Annehmen einer Microsoft Teams-Kalendereinladung
Sobald Sie zu einem Meeting in einem Microsoft Teams-Kalender hinzugefügt wurden, sollten Sie fast sofort eine Einladung per E-Mail erh alten.
Wenn Sie diese E-Mail erh alten, klicken Sie auf den Link Microsoft Teams-Besprechung beitreten, um die Einladung anzunehmen. Die Microsoft Teams-App wird geöffnet und fügt Sie dem Ereignis hinzu. Wenn Sie Microsoft Teams nicht installiert haben, werden Sie aufgefordert, es zu installieren.
Wenn Sie keine Einladung erh alten haben, wenden Sie sich an den Ersteller des Ereignisses, um sicherzustellen, dass er die richtige E-Mail-Adresse verwendet hat. Sie können auch Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner überprüfen.
Einige E-Mail-Dienste fordern Sie möglicherweise auf, diese Microsoft Teams-Ereignisse zu ihrem eigenen Kalendersystem hinzuzufügen. Sie können dies tun, wenn Sie möchten, aber Sie müssen trotzdem auf den Textlink in der E-Mail klicken, um die Einladung anzunehmen.
So verwenden Sie Outlook Teams Event-Erstellung und -Freigabe
Für Microsoft Teams ist ein Microsoft-Konto erforderlich. Normalerweise stellt Ihnen Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation ein neues Microsoft-Konto zur Verfügung, mit dem Sie auf Microsoft Teams und eine Vielzahl anderer Microsoft Office-Dienste zugreifen können.
Die mit diesem Microsoft-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse kann zur Anmeldung bei Outlook verwendet werden, und da dieses Konto auch für den Zugriff auf Teams verwendet wird, können Kalenderbesprechungen in Outlook erstellt und automatisch mit Microsoft Teams synchronisiert werden.
Damit dies funktioniert, müssen Sie dasselbe Microsoft-Konto für Outlook und Microsoft Teams verwenden. Beispielsweise können Sie Ihr persönliches Outlook-E-Mail-Konto nicht verwenden, um ein Ereignis für einen geschäftlichen Microsoft Teams-Kalender zu erstellen.
Dies kann sowohl mit den Outlook-Apps als auch über die Webumgebung erfolgen, und der gesamte Vorgang ist nahezu identisch mit dem, wie Sie ein Meeting in Microsoft Teams erstellen würden, wie oben gezeigt.
Um auf den Kalender in Outlook zuzugreifen, klicken Sie einfach auf das Symbol Kalender unten im linken Menü. Sobald der Kalender geöffnet ist, klicken Sie auf einen Tag, um mit der Ereigniserstellung zu beginnen.
Wenn Sie möchten, dass ein in Outlook erstelltes Ereignis in Teams registriert wird, müssen Sie den Sch alter neben Teams-Meeting, aktivieren, der sich neben dem befindet. Suche nach einem Raum oder Ort Text. Wenn Sie dies nicht tun, wird die gemeinsame Kalenderfunktion von Microsoft Teams nicht aktiviert und das Ereignis wird einfach ein einfaches Ereignis in Ihrem Outlook-Kalenderplan.
So teilen Sie einen anderen Kalender in Microsoft Teams
Obwohl Microsoft Teams über eine eigene integrierte Kalenderfunktion verfügt, ist es auch möglich, zusätzliche Kalender aus Outlook, Google oder einem anderen Planungsdienst zu importieren, der eine gemeinsam nutzbare Webadresse für seine Kalender bereitstellt.
Dies kann nützlich sein, wenn Ihr Team eine andere App oder einen anderen Dienst zur Verw altung von Ereignissen außerhalb des Microsoft Office-Ökosystems verwendet.
In diesem Beispiel wird Google Kalender verwendet, aber der Vorgang ist für andere derartige Dienste identisch.
- Öffnen Sie Google Kalender wie gewohnt in einem Webbrowser.
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Bewege deinen Mauszeiger über einen Kalendernamen, sodass die drei Punkte rechts neben dem Namen erscheinen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen.
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Klick Einstellungen.
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Klicken Sie auf die Webadresse unter Öffentliche URL zu diesem Kalender und drücken Sie Strg + Vin die Zwischenablage kopieren.
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Öffnen Sie Microsoft Teams und gehen Sie zu einer Gruppe oder einem Chat, der Sie den Kalender hinzufügen möchten.
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Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf das Symbol +.
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Klick Website.
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Fügen Sie die Adresse Ihres Kalenders in das Feld URL ein.
Image Sie können ihm auch einen benutzerdefinierten Namen geben, indem Sie ihn in das Feld Tab-Name eingeben und auswählen, ob Sie die Gruppe über das Hinzufügen des Kalenders informieren möchten, indem Sie das Kästchen neben markieren Über diesen Tab im Kanal posten.
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Klick Speichern.
Image Ihr Kalender wird nun in Microsoft Teams geteilt und kann von allen innerhalb dieser neuen benutzerdefinierten Registerkarte angezeigt werden.
So bearbeiten Sie ein Microsoft Teams-Meeting
Um eine Microsoft Teams-Besprechung zu bearbeiten, die Sie erstellt haben oder auf die Sie Zugriff haben, müssen Sie lediglich in Ihrem Kalender in der Microsoft Teams-App darauf klicken und die Änderungen in den entsprechenden Feldern vornehmen.
Sie können Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, die Zeit oder den Ort ändern und auch den Namen und die Beschreibung des Ereignisses bearbeiten. Klicken Sie einfach auf Update senden, wenn Sie fertig sind, um die Änderungen zu speichern.
Wenn die Änderungen für Sie oder Ihre Teammitglieder nicht angezeigt werden, versuchen Sie, die App vollständig zu schließen und dann erneut zu öffnen.
Sie können Teams-Ereignisse auch in Outlook bearbeiten, indem Sie das Ereignis im Kalender öffnen und dann auf Bearbeiten klicken.
