Wenn Sie große Datenmengen haben, kann es überwältigend sein, wenn sie in Ihrer Arbeitsmappe nicht richtig sortiert sind. Lernen Sie verschiedene Methoden zum Sortieren von Daten in Excel kennen, um produktiver zu werden und Ihre Tabellen einfacher zu verw alten.
Anweisungen in diesem Artikel gelten für Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel für Microsoft 365, Excel Online und Excel für Mac.
Zu sortierende Daten auswählen
Bevor Daten sortiert werden können, muss Excel den genauen Bereich kennen, der sortiert werden soll. Excel wählt Bereiche verwandter Daten aus, solange die Daten diese Bedingungen erfüllen:
- Es gibt keine leeren Zeilen oder Sp alten in einem Bereich verwandter Daten.
- Leere Zeilen und Sp alten befinden sich zwischen Bereichen verwandter Daten.
Excel ermittelt, ob der Datenbereich Feldnamen enthält und schließt die Zeile aus den zu sortierenden Datensätzen aus. Es kann riskant sein, Excel die Auswahl des zu sortierenden Bereichs zu überlassen, insbesondere bei großen Datenmengen, die schwer zu überprüfen sind.
Um sicherzustellen, dass die richtigen Daten ausgewählt werden, markieren Sie den Bereich, bevor Sie mit dem Sortieren beginnen. Wenn derselbe Bereich wiederholt sortiert werden soll, ist es am besten, ihm einen Namen zu geben.
Sortierschlüssel und Sortierreihenfolge in Excel
Das Sortieren erfordert die Verwendung eines Sortierschlüssels und einer Sortierreihenfolge. Der Sortierschlüssel sind die Daten in der Sp alte oder den Sp alten, die Sie sortieren möchten, und wird durch die Sp altenüberschrift oder den Feldnamen identifiziert. In der Abbildung unten sind die möglichen Sortierschlüssel Schüler-ID, Name, Alter, Programm und Monat begonnen.
Daten schnell sortieren
Um eine schnelle Sortierung durchzuführen, wählen Sie eine einzelne Zelle in der Sp alte mit dem Sortierschlüssel aus. Wählen Sie dann aus, wie die Daten sortiert werden sollen. So geht's:
- Wählen Sie eine Zelle in der Sp alte aus, die den Sortierschlüssel enthält.
- Auswahl Zuhause.
- Wählen Sie Sortieren & Filtern, um das Dropdown-Menü mit den Sortieroptionen zu öffnen.
- Wählen Sie aus, wie Sie die Daten sortieren möchten. Wählen Sie entweder aufsteigende oder absteigende Reihenfolge.
Bei der Verwendung von Sortieren und Filtern ändern sich die Optionen für die Sortierreihenfolge in der Dropdown-Liste je nach Datentyp im ausgewählten Bereich. Für Textdaten sind die Optionen A bis Z sortieren und Z bis A sortieren. Für numerische Daten sind die Optionen Kleinstes nach Größtes sortieren und Größtes nach Kleinstes sortieren.
Mehrere Datensp alten in Excel sortieren
Zusätzlich zur Durchführung einer schnellen Sortierung basierend auf einer einzelnen Datensp alte ermöglicht Ihnen die benutzerdefinierte Sortierfunktion von Excel, nach mehreren Sp alten zu sortieren, indem Sie mehrere Sortierschlüssel definieren. Bei mehrsp altigen Sortierungen werden die Sortierschlüssel durch Auswahl der Sp altenüberschriften im Dialogfeld „Sortieren“identifiziert.
Wie bei einer schnellen Sortierung werden die Sortierschlüssel definiert, indem die Sp altenüberschriften oder Feldnamen in der Tabelle identifiziert werden, die den Sortierschlüssel enthält.
Beispiel für Sortieren nach mehreren Sp alten
Im Beispiel unten sind die Daten im Bereich A2 bis E12 in zwei Datensp alten sortiert. Die Daten werden zuerst nach Namen und dann nach Alter sortiert.
So sortieren Sie mehrere Datensp alten:
- Markieren Sie den Bereich der zu sortierenden Zellen. In diesem Beispiel sind die Zellen A2 bis E12 ausgewählt.
- Auswahl Zuhause.
- Wählen Sie Sortieren & Filtern, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
- Wählen Sie Benutzerdefinierte Sortierung, um das Dialogfeld "Sortieren" zu öffnen.
- Setzen Sie ein Häkchen neben Meine Daten haben Kopfzeilen.
- Wählen Sie unter der Sp altenüberschrift den Abwärtspfeil Sortieren nach und wählen Sie Name aus der Dropdown-Liste, um die Daten zuerst zu sortieren nach der Sp alte Name.
- Belassen Sie unter der Überschrift Sortieren nach die Einstellung auf Zellenwerte. Die Sortierung basiert auf den tatsächlichen Daten in der Tabelle.
- Wählen Sie unter der Überschrift „Reihenfolge“den Abwärtspfeil und wählen Sie Z bis A, um die Namensdaten in absteigender Reihenfolge zu sortieren.
- Wählen Sie Ebene hinzufügen, um eine zweite Sortieroption hinzuzufügen.
- Wählen Sie unter der Sp altenüberschrift Dann mit dem Abwärtspfeil und wählen Sie Alter, um Datensätze mit doppelten Namen nach der Sp alte Alter zu sortieren.
- Wählen Sie unter der Überschrift Reihenfolge die Option Vom Größten zum Kleinsten aus der Dropdown-Liste aus, um die Altersdaten in absteigender Reihenfolge zu sortieren.
- Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen und die Daten zu sortieren.
Als Ergebnis der Definition eines zweiten Sortierschlüssels, wie im folgenden Beispiel gezeigt, werden die beiden Datensätze mit identischen Werten für das Feld „Name“in absteigender Reihenfolge unter Verwendung des Felds „Alter“sortiert. Daraus ergibt sich der Rekord für den Studenten Wilson J., Alter 21, vor dem Rekord für Wilson P., Alter 19.
Die erste Zeile: Sp altenüberschriften oder Daten
Der im obigen Beispiel zum Sortieren ausgewählte Datenbereich umfasste die Sp altenüberschriften über der ersten Datenzeile. Diese Zeile enthält Daten, die sich von den Daten in nachfolgenden Zeilen unterscheiden. Excel hat festgestellt, dass die erste Zeile die Sp altenüberschriften enthält, und die verfügbaren Optionen im Dialogfeld „Sortieren“so angepasst, dass sie enth alten sind.
Excel verwendet die Formatierung, um festzustellen, ob eine Zeile Sp altenüberschriften enthält. Im obigen Beispiel haben die Sp altenüberschriften eine andere Schriftart als die Daten in den restlichen Zeilen.
Wenn die erste Zeile keine Überschriften enthält, verwendet Excel den Sp altenbuchstaben (z. B. Sp alte D oder Sp alte E) als Auswahlmöglichkeiten in der Option "Sp alte" des Dialogfelds "Sortieren".
Excel verwendet diesen Unterschied, um festzustellen, ob die erste Zeile eine Überschriftenzeile ist. Wenn Excel einen Fehler macht, enthält das Dialogfeld „Sortieren“ein Kontrollkästchen „Meine Daten haben Kopfzeilen“, das diese automatische Auswahl außer Kraft setzt.
Daten in Excel nach Datum oder Uhrzeit sortieren
Zusätzlich zum alphabetischen Sortieren von Textdaten oder Zahlen vom größten zum kleinsten, umfassen die Sortieroptionen von Excel das Sortieren von Datumswerten. Verfügbare Sortierreihenfolgen für Daten sind:
- Aufsteigende Reihenfolge: Vom Ältesten zum Neuesten.
- Absteigende Reihenfolge: Vom neuesten zum ältesten.
Quick Sort vs. Sortierdialogfeld
Datum und Uhrzeit, die als Zahlendaten formatiert sind, wie z. B. Ausleihdatum im obigen Beispiel, verwenden Sie die Schnellsortiermethode, um nach einer einzelnen Sp alte zu sortieren. Verwenden Sie zum Sortieren mehrerer Datums- oder Zeitsp alten das Dialogfeld "Sortieren" auf dieselbe Weise wie das Sortieren mehrerer Sp alten mit Zahlen- oder Textdaten.
Sortieren nach Datum Beispiel
Um eine schnelle Sortierung nach Datum in aufsteigender Reihenfolge durchzuführen, vom ältesten zum neuesten:
- Markieren Sie den Bereich der zu sortierenden Zellen. Um dem obigen Beispiel zu folgen, markieren Sie die Zellen G2 bis K7.
- Auswahl Zuhause.
- Wählen Sie Sortieren & Filtern, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
- Wählen Sie Benutzerdefinierte Sortierung, um das Dialogfeld "Sortieren" zu öffnen.
- Wählen Sie unter der Sp altenüberschrift den Abwärtspfeil Sortieren nach und dann Ausgeliehen aus, um die Daten zuerst nach dem Ausleihdatum zu sortieren.
- Unter der Überschrift Sortieren nach wählen Sie Zellenwerte. Die Sortierung basiert auf den tatsächlichen Daten in der Tabelle.
- Wählen Sie unter der Überschrift Sortierreihenfolge Vom Ältesten zum Neuesten aus der Dropdown-Liste.
- Wählen Sie im Dialogfeld OK, um das Dialogfeld zu schließen und die Daten zu sortieren.
Wenn die Ergebnisse der Sortierung nach Datum nicht wie erwartet ausfallen, enth alten die Daten in der Sp alte mit dem Sortierschlüssel möglicherweise Datums- oder Uhrzeitangaben, die als Textdaten und nicht als Zahlen gespeichert sind (Datums- und Uhrzeitangaben sind nur formatierte Zahlendaten).
Gemischte Daten und Schnellsortierung
Wenn bei Verwendung der Schnellsortiermethode Datensätze mit Text- und Zahlendaten gemischt werden, sortiert Excel die Zahlen- und Textdaten separat, indem die Datensätze mit Textdaten am Ende der sortierten Liste platziert werden.
Excel kann auch die Sp altenüberschriften in die Sortierergebnisse aufnehmen und sie als eine weitere Zeile mit Textdaten interpretieren und nicht als Feldnamen für die Datentabelle.
Mögliche Sortierwarnung
Wenn das Dialogfeld „Sortieren“verwendet wird, zeigt Excel möglicherweise eine Meldung an, die Sie warnt, dass es Daten gefunden hat, die als Text gespeichert wurden, und gibt Ihnen die Wahl zwischen:
- Alles, was wie eine Zahl aussieht, als Zahl sortieren.
- Nummern und als Text gespeicherte Nummern getrennt sortieren.
Wenn Sie die erste Option wählen, versucht Excel, die Textdaten an der richtigen Stelle der Sortierergebnisse zu platzieren. Wählen Sie die zweite Option und Excel platziert die Datensätze mit Textdaten am Ende der Sortierergebnisse, genau wie bei der Schnellsortierung.
Daten in Excel nach Wochentagen oder Monaten sortieren
Sie können Daten auch nach Wochentagen oder Monaten des Jahres sortieren, indem Sie dieselbe integrierte benutzerdefinierte Liste verwenden, die Excel verwendet, um Tage oder Monate mithilfe des Ausfüllkästchens zu einem Arbeitsblatt hinzuzufügen. Diese Listen ermöglichen eine chronologische Sortierung nach Tagen oder Monaten statt in alphabetischer Reihenfolge.
Wie bei anderen Sortieroptionen kann das Sortieren von Werten nach einer benutzerdefinierten Liste in aufsteigender (Sonntag bis Samstag oder Januar bis Dezember) oder absteigender Reihenfolge (Samstag bis Sonntag oder Dezember bis Januar) angezeigt werden.
Im obigen Bild wurden die folgenden Schritte befolgt, um die Datenprobe im Bereich A2 bis E12 nach Monaten des Jahres zu sortieren:
- Zeile der zu sortierenden Zellen markieren.
- Auswahl Zuhause.
- Wählen Sie Sortieren & Filtern, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
- Wählen Sie Benutzerdefinierte Sortierung, um das Dialogfeld "Sortieren" zu öffnen.
- Wählen Sie unter der Sp altenüberschrift Startmonat aus der Dropdown-Liste, um die Daten nach Monaten des Jahres zu sortieren.
- Unter der Überschrift Sortieren nach wählen Sie Zellenwerte. Die Sortierung basiert auf den tatsächlichen Daten in der Tabelle.
- Wählen Sie unter der Überschrift "Bestellung" den Pfeil nach unten neben der Standardoption von A bis Z, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
- Wählen Benutzerdefinierte Liste, um das Dialogfeld "Benutzerdefinierte Listen" zu öffnen.
- Wählen Sie im linken Fenster des Dialogfensters Januar, Februar, März, April.
- Wählen Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen und zum Dialogfeld Sortieren zurückzukehren.
- Die gewählte Liste (Januar, Februar, März, April) wird unter der Überschrift Bestellung angezeigt.
- Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen und die Daten nach Monaten des Jahres zu sortieren.
Standardmäßig werden benutzerdefinierte Listen im Dialogfeld "Benutzerdefinierte Listen" nur in aufsteigender Reihenfolge angezeigt. So sortieren Sie Daten mithilfe einer benutzerdefinierten Liste in absteigender Reihenfolge, nachdem Sie die gewünschte Liste ausgewählt haben, sodass sie unter der Überschrift „Reihenfolge“im Dialogfeld „Sortieren“angezeigt wird:
- Wählen Sie den Abwärtspfeil neben der angezeigten Liste, z. B. Januar, Februar, März, April, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
- Wählen Sie im Menü die benutzerdefinierte Listenoption aus, die in absteigender Reihenfolge angezeigt wird, z. B. Dezember, November, Oktober, September.
- Klicken Sie auf OK, um die Daten anhand der benutzerdefinierten Liste in absteigender Reihenfolge zu sortieren.
Nach Zeilen sortieren, um Sp alten in Excel neu anzuordnen
Wie bei den vorherigen Sortieroptionen gezeigt, werden Daten normalerweise nach Sp altenüberschriften oder Feldnamen sortiert. Das Ergebnis ist die Neuordnung ganzer Zeilen oder Datensätze. Eine weniger bekannte und daher seltener verwendete Sortieroption in Excel ist das Sortieren nach Zeile, wodurch die Reihenfolge der Sp alten in einem Arbeitsblatt von links nach rechts geändert wird.
Ein Grund für die Sortierung nach Zeilen ist die Übereinstimmung der Sp altenreihenfolge zwischen verschiedenen Datentabellen. Wenn die Sp alten in der gleichen Reihenfolge von links nach rechts angeordnet sind, ist es einfacher, Datensätze zu vergleichen oder Daten zwischen den Tabellen zu kopieren und zu verschieben.
Anpassen der Sp altenreihenfolge
Sehr selten ist es jedoch eine einfache Aufgabe, die Sp alten in die richtige Reihenfolge zu bringen, da die aufsteigenden und absteigenden Sortieroptionen für Werte begrenzt sind. Normalerweise ist es notwendig, eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge zu verwenden, und Excel enthält Optionen zum Sortieren nach Zellen- oder Schriftfarbe oder nach Symbolen für bedingte Formatierung.
Die einfachste Möglichkeit, Excel die Reihenfolge der Sp alten mitzuteilen, besteht darin, über oder unter der Datentabelle eine Zeile hinzuzufügen, die Zahlen enthält, die die Reihenfolge der Sp alten von links nach rechts angeben. Das Sortieren nach Zeilen wird dann zu einer einfachen Angelegenheit, indem die Sp alten von der kleinsten zur größten nach der Zeile mit den Zahlen sortiert werden.
Sobald die Sortierung abgeschlossen ist, kann die hinzugefügte Zahlenreihe einfach gelöscht werden.
Sortieren nach Zeilen Beispiel
In der Datenprobe, die für diese Serie zu Excel-Sortieroptionen verwendet wurde, war die Sp alte „Studenten-ID“immer zuerst links, gefolgt von Name und dann Alter.
In diesem Fall wurden, wie im Bild oben gezeigt, Nummern zu den Sp alten hinzugefügt, um das Arbeitsblatt vorzubereiten, um die Sp alten neu anzuordnen, sodass die Sp alte Programm zuerst auf der linken Seite steht, gefolgt von Monatsbeginn, Name, Alter, und Studentenausweis.
So ändern Sie die Sp altenreihenfolge:
- Fügen Sie über der Zeile mit den Feldnamen eine leere Zeile ein.
- Geben Sie in dieser neuen Zeile die folgenden Zahlen von links nach rechts beginnend in Sp alte A ein: 5, 3, 4, 1, 2.
- Zu sortierenden Bereich markieren. Markieren Sie in diesem Beispiel A2 bis E13.
- Auswahl Zuhause.
- Wählen Sie Sortieren & Filtern, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
- Wählen Sie Benutzerdefinierte Sortierung, um das Dialogfeld "Sortieren" zu öffnen.
- Wählen Sie Optionen, um das Dialogfeld Sortieroptionen zu öffnen.
- Im Abschnitt Ausrichtung wählen Sie Von links nach rechts sortieren, um die Reihenfolge der Sp alten im Arbeitsblatt von links nach rechts zu sortieren.
- Wählen Sie OK, um das Dialogfeld Sortieroptionen zu schließen.
- Mit der Änderung der Ausrichtung ändert sich die Sp altenüberschrift im Dialogfeld Sortieren in Zeile.
- Wählen Sie Sortieren nach Abwärtspfeil und wählen Sie Zeile 2. Dies ist die Zeile mit den benutzerdefinierten Nummern.
- Unter der Überschrift Sortieren nach wählen Sie Zellenwerte.
- Unter der Überschrift Reihenfolge wählen Sie Kleinste bis Größte aus der Dropdown-Liste, um die Zahlen in Zeile 2 in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren.
- Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen und die Sp alten von links nach rechts nach den Nummern in Zeile 2 zu sortieren.
- Die Reihenfolge der Sp alten beginnt mit Programm, gefolgt von Monatsbeginn, Name, Alter und Schüler-ID.
Verwenden Sie die benutzerdefinierten Sortieroptionen von Excel, um Sp alten neu anzuordnen
Während benutzerdefinierte Sortierungen im Dialogfeld „Sortieren“in Excel verfügbar sind, sind diese Optionen nicht einfach zu verwenden, wenn es darum geht, Sp alten in einem Arbeitsblatt neu anzuordnen. Optionen zum Erstellen einer benutzerdefinierten Sortierreihenfolge, die im Dialogfeld Sortieren verfügbar sind, bestehen darin, die Daten nach Zellenfarbe, Schriftfarbe und Symbol zu sortieren.
Sofern nicht auf jede Sp alte bereits eine eindeutige Formatierung angewendet wurde, z. B. unterschiedliche Schriftarten oder Zellenfarben, muss diese Formatierung zu einzelnen Zellen in derselben Zeile hinzugefügt werden, damit jede Sp alte neu angeordnet wird.
So verwenden Sie beispielsweise die Schriftfarbe, um die Sp alten neu anzuordnen:
- Wählen Sie jeden Feldnamen aus und ändern Sie die Schriftfarbe für jeden. Ändern Sie beispielsweise das Programm in Rot, den Monatsbeginn in Grün, den Namen in Blau, das Alter in Orange und die Studenten-ID in Violett.
- Wählen Sie im Dialogfeld Sortieren Sortieren nach und wählen Sie Zeile 2.
- Unter der Überschrift Sortieren nach wählen Sie Schriftfarbe.
- Stellen Sie unter der Überschrift Reihenfolge die Reihenfolge der Feldnamenfarben manuell so ein, dass sie der gewünschten Sp altenreihenfolge entsprechen.
- Nach dem Sortieren die Schriftfarbe für jeden Feldnamen zurücksetzen.
