Der Verlust wichtiger Dokumente, für deren Erstellung Sie so viel Zeit aufgewendet haben, ist frustrierend, besonders wenn Sie wie die meisten Benutzer Dokumente direkt auf dem Computer erstellen und nicht den Vorteil einer handschriftlichen Kopie haben.
Hier sind sechs Möglichkeiten, Ihre Textverarbeitungsdokumente sicher aufzubewahren.
Speichern Sie niemals Ihre Dokumente auf Ihrem OS-Laufwerk
Während die meisten Textverarbeitungsprogramme Ihre Dateien im Ordner Eigene Dateien speichern, ist dies der schlechteste Ort für sie. Ob es sich um einen Virus oder einen Softwarefehler handelt, die meisten Computerprobleme wirken sich auf das Betriebssystem aus, und oft besteht die einzige Lösung darin, das Laufwerk neu zu formatieren und das Betriebssystem neu zu installieren. In einem solchen Fall geht alles auf dem Laufwerk verloren.
Die Installation einer zweiten Festplatte in Ihrem Computer ist eine relativ kostengünstige Möglichkeit, dieses Problem zu lösen. Eine zweite interne Festplatte wird nicht beeinträchtigt, wenn das Betriebssystem beschädigt wird, und sie kann sogar auf einem anderen Computer installiert werden, wenn Sie einen neuen kaufen müssen.
Wenn Sie der Installation einer zweiten internen Festplatte skeptisch gegenüberstehen, ist eine externe Festplatte eine ausgezeichnete Option. Ein externes Laufwerk kann jederzeit an jeden Computer angeschlossen werden, indem es in einen USB- oder FireWire-Anschluss gesteckt wird. Viele externe Laufwerke haben auch den zusätzlichen Vorteil von One-Touch- oder geplanten Backups; Sie legen die Ordner und den Zeitplan fest, und die Software kümmert sich um den Rest.
Bottom Line
Das Speichern Ihrer Dateien an einem anderen Ort als Ihrem Betriebssystem ist nicht genug; Sie müssen regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Erhöhen Sie Ihre Chancen, eine Datei wiederherstellen zu können, indem Sie ein zweites Backup davon haben. Wenn die Daten wichtig sind, ziehen Sie in Betracht, ein Backup in einem feuerfesten Tresor aufzubewahren.
Achtung E-Mail-Anhänge
Auch wenn Sie sicher sind, dass sie keine Viren enth alten, können E-Mail-Anhänge zu Datenverlust führen. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit demselben Namen wie eines auf Ihrem Laufwerk erh alten und Ihre E-Mail-Software so eingestellt ist, dass Anhänge am selben Ort gespeichert werden, laufen Sie Gefahr, die bereits vorhandene Datei zu überschreiben. Dies passiert oft, wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten und Kollegen Updates per E-Mail senden.
Stellen Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass Anhänge an einem eindeutigen Ort gespeichert werden, oder, falls dies nicht der Fall ist, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie einen E-Mail-Anhang auf Ihrer Festplatte speichern.
Vorsicht Benutzerfehler
Nutzen Sie die Sicherheitsvorkehrungen Ihres Textverarbeitungsprogramms, wie z. B. Versionierungsfunktionen und nachverfolgte Änderungen. Benutzer verlieren häufig Daten, wenn sie ein Dokument bearbeiten und versehentlich Teile löschen. Nachdem das Dokument gespeichert wurde, gehen die geänderten oder gelöschten Teile verloren, es sei denn, Sie haben Funktionen aktiviert, die Änderungen für Sie speichern.
Wenn Sie sich nicht mit den erweiterten Funktionen befassen möchten, verwenden Sie die Taste F12, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um die Datei unter einem anderen Namen zu speichern. Es ist nicht so organisiert wie einige der anderen Methoden, aber es ist eine nützliche Methode.
Zur Cloud
Das Speichern von Dateien und deren Backups in der Cloud wird immer üblicher. Cloud-Speicher bietet viele Vorteile, wie z. B. großzügige Speicherplatzzuweisungen, Benutzerfreundlichkeit, Zugriff von überall und von jedem Gerät, das Sie verwenden, und Zuverlässigkeit.
Cloud-Speicherdienste sichern ihre Server, sodass auf diese Weise gespeicherte Dateien doppelt geschützt sind. Aus diesen Gründen ist Cloud-Speicher für die meisten Menschen zunehmend die beste Option.
Es gibt mehrere kostenlose Mainstream-Optionen:
- Google Drive bietet 15 GB mit jedem Google-Konto.
- Mac-Benutzer erh alten 5 GB mit iCloud, das in jedes Apple-Gerät integriert ist.
- Microsoft bietet 5 GB Speicherplatz mit OneDrive, das mit Microsoft 365- und Xbox-Konten geliefert wird.
Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, bieten die oben genannten Dienste kostenpflichtige Optionen, ebenso wie andere Cloud-Speicherunternehmen.
H alten Sie Ausdrucke Ihrer Dokumente
Es wird Sie nicht daran hindern, Ihr Dokument erneut eingeben und formatieren zu müssen, aber eine gedruckte Kopie eines wichtigen Dokuments aufzubewahren wird zumindest sicherstellen, dass Sie den Inh alt der Datei haben, und das ist besser, als gar nichts zu haben.
