Was man wissen sollte
- Nicht-Exchange-Konto: Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachrichtenvorlage und dann eine Regel zum Senden einer automatischen Antwort.
- Exchange-Konto: Datei > Info > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden > Nachricht verfassen > Start- und Endzeit auswählen > OK.
- Auf Outlook.com: Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > Mail > Automatische Antworten > Automatische Antworten aktivieren > Schreiben > Speichern.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht für Outlook 2019, 2016, 2013 erstellen. Outlook für Microsoft 365 und Outlook.com, je nach verwendetem Kontotyp. Außerdem wird erklärt, wie Sie feststellen können, ob Sie ein Exchange-Konto haben.
So stellen Sie automatische Antworten in Outlook ein
Eine effektive automatische Abwesenheitsantwort in Outlook stellt sicher, dass die Leute während Ihrer Abwesenheit wissen, dass Sie nicht verfügbar sind, wenn Sie zurück sind, und was sie tun sollten, wenn sie ein Problem haben, das sofort erledigt werden muss Achtung.
Die Einrichtung einer Abwesenheitsantwort in Outlook hängt davon ab, ob sich Ihr E-Mail-Konto auf einem Microsoft Exchange-Server befindet oder ein IMAP- oder POP-E-Mail-Konto ist (z. B. gängige E-Mail-Dienste wie Gmail, Yahoo Mail, und andere).
So erkennen Sie, ob Sie ein Exchange-Konto haben
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Outlook mit einem Exchange-Konto verwenden, sehen Sie in der Statusleiste unten im Outlook-Fenster nach. Wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden, sehen Sie Verbunden mit: Microsoft Exchange in der Statusleiste.
Erstellen Sie Ihre automatische Antwort-E-Mail-Vorlage
Um eine automatische Antwort in Outlook für ein IMAP- oder POP-E-Mail-Konto einzurichten (für Exchange siehe weiter unten), verwenden Sie die Regelfunktion von Outlook. Erstellen Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage für die automatische Antwort-E-Mail, die während Ihrer Abwesenheit an die Empfänger gesendet wird.
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Auswählen Neue E-Mail.
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Geben Sie den Betreff für die E-Mail und den Nachrichtentext ein, der dem Empfänger mitteilt, dass Sie nicht erreichbar sind.
Lassen Sie die Empfänger wissen, wann sie eine persönliche Antwort von Ihnen erwarten können, und achten Sie darauf, wie viele Informationen Sie in Ihrer automatischen Antwort preisgeben, da die Preisgabe zu vieler Informationen ein Risiko darstellen kann.
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Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer automatischen Antwort fertig sind, wählen Sie Datei.
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Auswählen Speichern unter.
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Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Speichern als Typ und wählen Sie Outlook-Vorlage.
Image - Outlook verwendet standardmäßig den Betreff der Vorlage als Namen im Textfeld Dateiname. Ändern Sie dies nach Belieben, damit Sie wissen, dass es sich um Ihre Abwesenheits-E-Mail-Vorlagendatei handelt.
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Auswählen Speichern.
Image - Schließen Sie das Nachrichtenfenster.
Automatische Abwesenheitsantwortregel erstellen
Der nächste Schritt für IMAP- oder POP-E-Mail-Konten ist die Einrichtung einer Outlook-Regel. Diese Regel sendet eine Antwort unter Verwendung der Vorlage, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben.
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Auswahl Datei > Info.
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Auswählen Regeln & Benachrichtigungen verw alten.
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Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Regeln.
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Wählen Sie unter Änderungen auf diesen Ordner anwenden das E-Mail-Konto aus, für das Sie die automatische Antwort erstellen.
In einem späteren Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre neue Regel auf alle Konten anzuwenden.
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Auswahl Neue Regel.
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Wählen Sie im Abschnitt Bei einer leeren Regel beginnen die Option Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erh alte.
Image - Auswählen Weiter.
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Unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen, markieren Sie das Kontrollkästchen Wo mein Name im Feld An steht.
Die automatische Antwortregel antwortet auf alle eingehenden E-Mails, wenn Sie alle Kontrollkästchen für Bedingungen deaktivieren.
Image - Auswählen Weiter.
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Aktivieren Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen das Kontrollkästchen mit einer bestimmten Vorlage antworten.
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Unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten (auf einen unterstrichenen Wert klicken) wählen Sie den Link eine bestimmte Vorlage aus.
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Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Suchen in und wählen Sie dann Benutzervorlagen im Dateisystem.
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Markieren Sie die erstellte Vorlage.
Image - Auswählen Öffnen.
- Im Dialogfeld Regelassistent wählen Sie Weiter.
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Unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen das Kontrollkästchen außer bei automatischer Antwort markieren.
Image - Auswählen Weiter.
- Unter Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an geben Sie einen Namen für Ihre Regel für automatische Antworten ein.
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Wählen Sie unter Schritt 2: Regeloptionen einrichten das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren aus, wenn Sie den automatischen Responder aktivieren möchten. Wenn Sie die automatische Antwort jetzt nicht aktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, in denen Sie diesen automatischen Responder verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
- Auswählen Fertigstellen.
- Im Dialogfeld Regeln und Warnungen wählen Sie OK.
Outlook sendet eine automatische Antwort an die Adresse jeder erh altenen E-Mail einmal pro Sitzung; eine zweite automatische Antwort wird gesendet, nachdem Outlook geschlossen und wieder geöffnet wurde.
So aktivieren und deaktivieren Sie automatische Antworten für IMAP- und POP-E-Mail-Konten
Aktivieren Sie für IMAP- und POP-E-Mail-Konten den automatischen Responder, wann immer Sie ihn brauchen. Gehen Sie zu File > Manage Rules & Alerts > E-Mail-Regeln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Ihrem Auto- Responder-Regel und wählen Sie dann OK.
Um den Responder zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie dann OK.
Automatische Antworten für Microsoft Exchange-Konten
Wenn Ihr E-Mail-Konto ein Microsoft Exchange-Konto ist (Sie können ein Outlook.com-Konto als Exchange-Konto in Outlook einrichten), können Sie eine automatische Abwesenheitsantwort direkt auf dem Server einrichten. Befolgen Sie diese Schritte für Outlook 2019, 2016 und Outlook für Microsoft 365.
- Auswahl Datei > Info.
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Auswählen Automatische Antworten.
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Auswählen Automatische Antworten senden. Verfassen Sie Ihre automatische Antwortnachricht im Textfeld.
Um eine automatische Antwort zu deaktivieren, gehen Sie zum Dialogfeld Automatische Antworten und wählen Sie Keine automatischen Antworten senden. Es werden keine automatischen Antworten mehr gesendet.
- Legen Sie optional den Zeitraum fest, in dem die automatische Antwort aktiv sein soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden. Stellen Sie dann die Startzeit und Endzeit ein. Nur Nachrichten, die in diesem Bereich empfangen werden, erh alten eine automatische Antwort.
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Wenn Sie in einem Unternehmen oder einer Organisation arbeiten, haben Sie möglicherweise zusätzliche Optionen für Ihre automatischen Antworten:
- Innerhalb meiner Organisation: Diese Nachricht wird an Nachrichten gesendet, die von anderen innerhalb derselben Firma oder Organisation wie Sie empfangen wurden.
- Außerhalb meiner Organisation: Die Nachricht wird an Personen außerhalb Ihrer Organisation gesendet. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Personen außerhalb meiner Organisation automatisch antworten.
Automatische Antworten sind mit Sicherheitsrisiken verbunden.
- Auswahl OK.
Outlook Auto-Responder Tools und Add-Ins
Anstatt manuell eine Regel in Outlook einzurichten, verwenden Sie ein Add-In wie Mail Responder für Outlook oder Tools wie Email Responder (FreeBusy) oder Auto Reply Manager. Diese Tools sind intelligent darin, nur notwendige Abwesenheitsantworten zu senden.
Um Abwesenheitsantworten zentral auf einem Exchange-Server zu verw alten (einschließlich Vorlagen mit Feldern, die mit Active Directory zusammengeführt werden), probieren Sie Symprex Out-of-Office Manager.
So aktivieren Sie automatische Antworten auf Outlook.com
Das Aktivieren automatischer Antworten auf Outlook.com ist ein einfacher Vorgang. Die Funktion bietet nicht so viele Optionen wie die Outlook-Software, ist aber einfach zu verwenden.
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Wählen Sie auf der Mail-Seite von Outlook.com Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
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Select Mail > Automatische Antworten.
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Aktivieren Sie den Sch alter Automatische Antworten aktivieren.
Um automatische Antworten zu deaktivieren, sch alten Sie den Sch alter Automatische Antworten ein aus.
Image - Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antworten nur während eines Zeitraums senden. Geben Sie die Startzeit und Endzeit an. Automatische Antworten werden nur in diesem Zeitraum gesendet.
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Geben Sie die Nachricht ein, die Sie senden möchten, während automatische Antworten aktiviert sind.
Image - Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Antworten nur an Kontakte senden, um automatische Antworten nur an die Personen und E-Mail-Adressen in Ihren Outlook.com-Kontakten zu senden.
- Auswählen Speichern.
