Wenn Sie in Outlook eine Besprechung mit einer anderen Person oder Personengruppe planen, erhält diese eine Einladungs-E-Mail mit den Besprechungsdetails. Von dieser E-Mail aus können sie die Besprechungseinladung annehmen oder ablehnen. Outlook fügt das Meeting Ihrem Outlook-Kalender hinzu, verfolgt die Antworten Ihrer Teilnehmer und sendet eine Erinnerung, bevor das Meeting beginnt.
Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Outlook für Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook 2013.
So senden Sie eine Kalendereinladung in Outlook
So planen Sie ein Meeting in Outlook:
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Wählen Sie die Zuhause tab.
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Auswählen Neue Einträge > Meeting.
Alternativ drücken Sie Strg+Shift+Q.
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Geben Sie in der Besprechungseinladung eine Beschreibung der Besprechung in das Textfeld Titel ein.
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Geben Sie im Textfeld Erforderlich die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer ein, die an der Besprechung teilnehmen müssen. Geben Sie in Outlook 2016 und 2013 die E-Mail-Adressen in das Textfeld An ein.
Um Kontakte aus Ihrem Adressbuch auszuwählen, wählen Sie entweder Erforderlich, Optional oder An.
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Geben Sie im Textfeld Optional die E-Mail-Adressen der Personen ein, an denen Sie gerne teilnehmen möchten, dies aber nicht verlangen.
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Wählen Sie eine Startzeit und eine Endzeit für das Meeting aus.
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Um einen ganzen Tag in Ihrem Kalender für das Meeting zu blockieren, wählen Sie Ganztägig.
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Geben Sie im Textfeld Ort ein, wo Sie die Besprechung abh alten.
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Geben Sie im Bereich Nachricht weitere Informationen ein, die Ihre Teilnehmer vor dem Meeting wissen müssen, und hängen Sie alle Dateien an, die sie überprüfen sollen.
Um eine Datei an die Besprechungseinladung anzuhängen, wählen Sie die Registerkarte Einfügen und dann Datei anhängen. Um einen Link zu einem Dokument auf Ihrem OneDrive hinzuzufügen, wählen Sie den Dropdown-Pfeil Link aus.
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Wenn Sie eine Besprechungseinladung in Outlook senden, enthält die Einladung standardmäßig eine Bitte um eine Antwort und gibt dem Empfänger die Möglichkeit, eine neue Uhrzeit für die Besprechung vorzuschlagen. Um diese Optionen zu ändern, wählen Sie die Registerkarte Meeting und dann Antwortoptionen
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Auswählen Senden.
Wenn sich Ihr Zeitplan ändert oder Ihre Teilnehmer andere Pläne machen müssen, sagen Sie das Meeting entweder ab oder verschieben Sie es.
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Ein wiederkehrendes Meeting einrichten
Mit Outlook können Sie auch wiederkehrende Besprechungen einrichten. Verwenden Sie diese Option für Versammlungen, die Sie jede Woche, jeden Monat oder in einem anderen Zeitraum wiederholen möchten. Bei einem wiederkehrenden Meeting müssen Sie die Details nur einmal eingeben, und es werden alle zukünftigen Ereignisse basierend auf dem von Ihnen festgelegten Intervall zu Ihrem Kalender hinzugefügt.
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Wählen Sie die Registerkarte Startseite und dann Neue Einträge > Meeting.
Image - Geben Sie in der Besprechungseinladung den Titel, die erforderlichen Teilnehmer, die optionalen Teilnehmer, den Ort und eine Nachricht ein, die den Zweck der Besprechung beschreibt.
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Auswählen Wiederkehrend machen.
Wählen Sie in Outlook 2016 und 2013 Meeting > Wiederholung.
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Das Dialogfeld Terminwiederholung wird geöffnet. Geben Sie die Startzeit, Endzeit und Dauer des Meetings ein.
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Wählen Sie im Abschnitt Wiederholungsmuster aus, wann das Meeting wiederholt wird. Zum Beispiel ein regelmäßiges wöchentliches Treffen, das jeden Montag stattfindet.
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Wählen Sie im Abschnitt Wiederholungsbereich aus, wie lange die wiederkehrenden Meetings andauern sollen. Sie können ein wiederkehrendes Meeting anweisen, an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Vorkommen abgesagt zu werden. Wählen Sie Kein Enddatum aus, wenn das Meeting nicht ablaufen soll.
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Auswahl OK.
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Wählen Sie in der Besprechungseinladung Senden.
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Verwenden des Planungsassistenten zum Erstellen eines Meetings
Wenn Sie Microsoft 365 bei der Arbeit verwenden und ein Exchange-Benutzer sind, verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um die beste Zeit zum Planen einer Besprechung mit anderen zu finden. Wenn Sie den Planungsassistenten öffnen, sehen Sie die Kalender der Personen, die Sie zum Meeting eingeladen haben.
Um den Planungsassistenten zu verwenden, erstellen Sie eine Meeting-Einladung, wählen Sie dann die Registerkarte Meeting > Planungsassistent.
So zeigen Sie das Meeting in Ihrem Outlook-Kalender an
Sobald Sie ein Meeting erstellt oder akzeptiert haben, wird es basierend auf den Datums- und Uhrzeitinformationen in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt. So finden Sie anstehende Veranst altungen.
- Wählen Sie View Switcher und wählen Sie dann Calendar.
- Um das Meeting zu finden, scrollen Sie durch den Kalender oder verwenden Sie das Suchfeld und geben Sie den Titel des Meetings ein.
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Um die Besprechungsdetails anzuzeigen, doppelklicken Sie auf das Kalenderelement.
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Um Antworten anzuzeigen, wählen Sie die Registerkarte Tracking aus. Die Sp alte Response zeigt, welche Teilnehmer die Besprechungseinladung angenommen und welche nicht geantwortet haben.
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Wenn Sie eine mündliche Zusage von einem Teilnehmer erh alten haben, wählen Sie Keine und dann Akzeptiert, Abgelehntoder gab eine Vorläufige Antwort.
Image - Schließen Sie die Besprechungseinladung, wenn Sie fertig sind.
So fügen Sie Personen zu einer bestehenden Meeting-Einladung hinzu
Sie können eine Besprechung einrichten und später weitere Teilnehmer einladen (z. B. wenn Sie einen anderen Mitarbeiter einstellen und ihn zu regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen hinzufügen möchten). So laden Sie neue Teilnehmer zu einem Meeting ein, das Sie bereits eingerichtet haben.
- Finden Sie das Meeting in Ihrem Kalender.
- Doppelklicken Sie auf das Meeting-Element.
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Wählen Sie die Registerkarte Planungsassistent > Teilnehmer hinzufügen.
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Wählen Sie im Dialogfeld Teilnehmer und Ressourcen auswählen den Namen des Teilnehmers aus.
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Wählen Sie entweder Erforderlich oder Optional aus, um anzugeben, ob der Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen muss oder optional ist.
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Auswahl OK.
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Der Teilnehmer erscheint jetzt in der Liste Alle Teilnehmer im Planungsassistenten.
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Auswählen Update senden.
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