Was man wissen sollte
- Bevor Sie Ihre Dateien digitalisieren, erstellen Sie Ordner und Unterordner, um die Dateien zu organisieren.
- Vergewissern Sie sich, dass der Scanner oder Drucker die Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) unterstützt und dass Sie die OCR-Software installiert haben.
- Der Vorgang ist unterschiedlich, je nachdem, ob Sie ein Dokument auf einem Mac oder ein Dokument unter Windows scannen möchten.
Die Digitalisierung von Papierdokumenten kann Ihnen bei der Organisation Ihrer wichtigen Unterlagen helfen. Digitale Dateien, einschließlich PDFs, können mithilfe von OCR-Software (Optical Character Recognition), die normalerweise mit einem Drucker geliefert wird, in durchsuchbare Dateien konvertiert werden. Das bedeutet, dass Ihre Informationen keinen Platz einnehmen und leichter zu finden sind. Außerdem können Sie Ihre digitalen Dateien auf CD oder DVD, auf einem Flash-Laufwerk oder in einem Online-Speicher speichern. So organisieren Sie Ihre gescannten Dokumente.
So verwenden Sie einen Scanner, um sich zu organisieren
Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihr Geschäft oder Zuhause mit einem Scanner zu organisieren. Sie benötigen einen Dokumentenscanner, damit dies funktioniert. Es muss nicht teuer oder ausgefallen sein. Wenn Sie keinen haben, beginnen Sie mit diesen Bewertungen von Fotoscannern und Dokumentenscannern, um einige der besten Einkäufe zu finden.
Wenn Sie keinen separaten Scanner möchten, erledigt ein preiswerter All-in-One-Drucker die Arbeit.
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Geh deine Unterlagen durch und entscheide, was du digitalisieren und was du bedenkenlos wegwerfen kannst.
Dies wird wahrscheinlich einige Zeit dauern. Arbeiten Sie bei Bedarf in kleinen Schritten.
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Bevor Sie Ihre Dateien digitalisieren, erstellen Sie Ordner und Unterordner, um die Dateien zu speichern. Denken Sie über die Kategorien nach, die Sie benötigen, und richten Sie für jede einen Ordner ein. Legen Sie Kreditkartenquittungen in einen Ordner, Autoversicherungsunterlagen in einen anderen. Telefonrechnungen, Lebensmittelquittungen, Hausreparaturrechnungen usw. können in separaten Ordnern abgelegt werden. Erstellen Sie in jedem Ordner Unterordner für jedes Jahr (oder jeden Monat). Es ist einfacher, mit einem organisierten System zu beginnen und der richtigen Datei neue Unterlagen hinzuzufügen, als das System jedes Mal neu zu ordnen, wenn eine neue Quittung gescannt wird.
Um einen neuen Ordner in Windows zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie Neu > Ordner Wiederholen Sie diesen Schritt, während Sie sich im neuen Ordner befinden Ordner, um einen Unterordner zu erstellen. Um einen neuen Ordner auf dem Mac zu erstellen, wählen Sie File > New Folder oder drücken Sie Shift+ Befehl +N
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Stellen Sie sicher, dass der Scanner oder Drucker mit OCR-Software (Optical Character Recognition) geliefert wurde. Auf diese Weise können Sie Dokumente in das PDF-Format scannen und die Dateien bearbeiten. Es besteht eine gute Chance, dass auf Ihrem Windows-Computer eine anständige OCR-Software installiert ist.
Wenn auf Ihrem Computer keine OCR-Software installiert ist, sind ABBYY FineReader und Adobe Acrobat Pro DC eine beliebte Wahl.
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Es ist Zeit, Ihre Dokumente zu scannen. Wie Sie dies genau tun, hängt von der Art des Scanners und der Software ab, die Sie verwenden.
Lifewire bietet Anleitungen zum Scannen von Dokumenten unter Windows und Mac.
- Wenn Sie mit dem Digitalisieren von Dokumenten fertig sind, beh alten Sie den physischen Papierkram im Auge. Stellen Sie sicher, dass Sie Dokumente jedes Mal automatisch scannen, wenn Sie neue Quittungen oder Unterlagen erh alten. Sonst stapeln sich die Papiere wieder.
