Das Erstellen eines Microsoft Excel-Dashboards beinh altet das Abrufen von Informationen aus mehreren Quellen, damit Sie diese Daten an einem Ort anzeigen können. Excel bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, dies zu tun, was es zu einem der leistungsstärksten Tools für Dashboard-Berichte macht, die Sie verwenden können.
Die Informationen in diesem Lernprogramm gelten für Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 und Excel für Mac.
Was ist ein Excel-Dashboard?
Ein Daten-Dashboard ist ein Tool, mit dem Sie die für Sie wichtigsten Kennzahlen visuell überwachen und analysieren können. Sie können ein Dashboard verwenden, um Ihre Geschäftsleistung, die Effizienz eines Herstellungsprozesses oder die Leistung der Mitarbeiter in Ihrer Verkaufsabteilung zu überwachen.
Unabhängig davon, wie Sie ein Dashboard verwenden, das Konzept ist immer dasselbe: Hintergrundtabellen ziehen Daten aus Dateien, Diensten oder API-Verbindungen zu Datenbanken und anderen Quellen. Das Hauptblatt zeigt Daten aus diesen mehreren Blättern an einem Ort an, wo Sie alles auf einen Blick sehen können.
Typische Elemente eines Daten-Dashboards in Excel sind:
- Charts
- Grafiken
- Anzeigen
- Karten
Sie können zwei Arten von Dashboards erstellen. Für Dashboard-Berichte können Sie aus Daten in anderen Blättern ein statisches Dashboard erstellen, das Sie in einem Word- oder PowerPoint-Bericht an jemanden senden können. Ein dynamisches Dashboard kann von Personen in Excel angezeigt werden und wird aktualisiert, wenn die Daten auf den anderen Blättern aktualisiert werden.
Einfügen von Daten in ein Excel-Dashboard
Die erste Phase beim Erstellen eines Excel-Dashboards besteht darin, Daten aus verschiedenen Quellen in Tabellenkalkulationen zu importieren.
Mögliche Quellen zum Importieren von Daten in Excel sind:
- Andere Excel-Arbeitsmappendateien
- Text-, CSV-, XML- oder JSON-Dateien
- SQL-Datenbank
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook und andere Webseiten
- Jede andere Datenbank, die ODBC oder OLEDB unterstützt
- Webquellen (jede Website, die Datentabellen enthält)
Bei so vielen potenziellen Datenquellen sind die Möglichkeiten, welche Daten Sie in Excel einbringen können, um nützliche Dashboards zu erstellen, unbegrenzt.
So bringen Sie eine Datenquelle ein:
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Öffnen Sie ein leeres Excel-Arbeitsblatt. Wählen Sie das Menü Daten und wählen Sie im Dropdown-Menü Get Data den gewünschten Datentyp und dann die Datenquelle aus.
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Suchen Sie nach der Datei oder anderen Datenquelle, die Sie importieren möchten, und wählen Sie sie aus. Wählen Sie Importieren.
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Je nach ausgewähltem Datenquellentyp werden verschiedene Dialogfelder angezeigt, um die Daten in das Excel-Tabellenformat umzuwandeln.
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Das Blatt wird mit allen Daten aus der externen Datei oder Datenbank gefüllt.
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Um die Daten zu aktualisieren, damit sie regelmäßig alle in der externen Datenquelle vorgenommenen Änderungen hochladen, wählen Sie das Symbol Aktualisieren auf der rechten Seite der Abfragen & Connections Bereich.
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Wählen Sie die drei Punkte neben dem Link BEARBEITEN unten im Aktualisierungsfenster und wählen Sie Eigenschaften.
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Konfigurieren Sie Daten so, dass sie in regelmäßigen Abständen von der Datenquelle aktualisiert werden, indem Sie Alle xx Minuten aktualisieren auf das Intervall einstellen, in dem Sie die Daten aktualisieren möchten.
Das Aktualisieren von Daten aus externen Quellen ist nützlich, kann jedoch CPU-Zeit verbrauchen, wenn Sie die Aktualisierungsrate zu häufig machen. Wählen Sie eine Aktualisierungsrate, die die Daten ungefähr so häufig aktualisiert, wie sie an der Quelle geändert werden, aber nicht so häufig, dass Sie jedes Mal nur dieselben Daten kopieren.
Image - Wiederholen Sie den obigen Vorgang in neuen, separaten Arbeitsblättern, bis Sie alle Daten importiert haben, die Sie in Ihrem neuen Dashboard verwenden möchten.
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Erstellen Sie abschließend ein neues Arbeitsblatt, platzieren Sie es als erstes Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe und benennen Sie es um Dashboard.
So erstellen Sie ein Excel-Dashboard
Nun, da Sie alle benötigten Daten in Ihrer Excel-Arbeitsmappe haben und alle diese Daten automatisch aktualisiert werden, ist es an der Zeit, Ihr Echtzeit-Excel-Dashboard zu erstellen.
Das Beispiel-Dashboard unten verwendet Wetterdaten von Websites aus dem Internet.
Manchmal, wenn Sie Daten aus externen Quellen importieren, können Sie die importierten Daten nicht grafisch darstellen. Die Lösung dafür besteht darin, eine neue Tabelle zu erstellen und in jede Zelle =convert(einzugeben und die Daten aus der importierten Tabelle auszuwählen. Wählen Sie für die Einheitenparameter einfach dieselben Parameter wie zuvor aus Füllen Sie das gesamte Blatt mit derselben Funktion aus, sodass alle Daten in das neue Blatt kopiert und in Zahlen umgewandelt werden, die Sie in den verschiedenen Diagrammen verwenden können, die Sie für Ihr Dashboard erstellen.
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Erstellen Sie ein Balkendiagramm um einen einzelnen Datenpunkt anzuzeigen. Um beispielsweise die aktuelle relative Luftfeuchtigkeit (von 0 bis 100 Prozent) anzuzeigen, würden Sie ein Balkendiagramm mit 0 Prozent als niedrigstem und 100 Prozent als höchstem Punkt erstellen. Wählen Sie zuerst das Menü Einfügen und dann das Balkendiagramm 2D Clustered Column aus.
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Wählen Sie im Menü Diagrammdesign aus der Gruppe Daten die Option Daten auswählen.
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Klicken Sie im eingeblendeten Fenster Datenquelle auswählen auf das Feld Diagrammdatenbereich und wählen Sie dann die Zelle in den Daten aus Tabelle, die Sie mit diesem Balkendiagramm anzeigen möchten.
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Ändern Sie den Titel des Diagramms so, dass er zu den angezeigten Daten passt. Aktualisieren Sie die Achsengrenzen auf 0 bis 100 Prozent. Verschieben Sie dann das Diagramm in den Bereich des Bindestrichs, in dem Sie es anzeigen möchten.
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Wiederholen Sie dieselben Schritte oben, um Balkendiagramme für alle anderen einzelnen Datenpunkte zu erstellen, die Sie darstellen möchten. Machen Sie den Achsenbereich zum Minimum und Maximum für diese Messungen. Ein guter barometrischer Druckbereich wäre beispielsweise 28 bis 32.
Die Auswahl des richtigen Datenbereichs ist wichtig, denn wenn Sie nur die Standardeinstellung verwenden, kann die Skala zu groß für die Daten sein, wodurch meist leere Balkendiagramme zurückbleiben. H alten Sie stattdessen das minimale und maximale Ende der Achsenskala nur geringfügig niedriger und höher als die möglichen Extremwerte Ihrer Daten.
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Erstellen Sie ein Liniendiagramm, um einen Datentrend anzuzeigen. Um beispielsweise einen Verlauf der lokalen Temperaturen für Ihre Region anzuzeigen, würden Sie ein Liniendiagramm erstellen, das die Daten der letzten Tage abdeckt, die Sie aus der Tabelle der Wetterwebsite importieren können. Wählen Sie zuerst das Menü Einfügen und wählen Sie das Diagramm 2D Area.
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Wählen Sie im Menü Diagrammdesign in der Gruppe Daten die Option Daten auswählen aus.
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Klicken Sie im eingeblendeten Fenster Datenquelle auswählen auf das Feld Diagrammdatenbereich und wählen Sie dann die Zellen in den Daten aus Tabelle, die Sie mit diesem Liniendiagramm anzeigen möchten.
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Ändern Sie den Titel des Diagramms so, dass er zu den angezeigten Daten passt, und verschieben Sie das Diagramm in den Bereich des Bindestrichs, in dem Sie es anzeigen möchten.
Diagramme sind sehr flexibel, wenn sie in einem Dashboard platziert werden. Sie können den Ort sowie die Größe und Form des Diagramm-Widgets ändern. Nutzen Sie diese Flexibilität, um organisierte Dashboards zu entwerfen, die dem Benutzer möglichst viele Informationen auf kleinstem Raum bieten.
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Erstellen Sie ein Textfeld, um Zeichenfolgendaten aus Blättern anzuzeigen, die Sie importiert haben. Um beispielsweise Aktualisierungen von Wetterwarnungen auf Ihrem Dashboard anzuzeigen, verknüpfen Sie den Textfeldinh alt mit einer Zelle im importierten Datenblatt. Wählen Sie dazu das Menü Einfügen, wählen Sie Text und dann das Textfeld
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Platzieren Sie den Mauszeiger im Formelfeld, geben Sie =ein und wählen Sie dann die Zelle in der importierten Datentabelle aus, die die Zeichenfolgendaten enthält, die Sie anzeigen möchten.
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Wählen Sie das Textfeld aus und verwenden Sie das Fenster Form formatieren rechts, um den Textanzeigebereich in Ihrem Dashboard zu formatieren.
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Sie können auch zwei Datenpunkte in Ihren importierten Datenblättern mit Kreisdiagrammen vergleichen. Beispielsweise möchten Sie vielleicht die relative Luftfeuchtigkeit in Form eines Kreisdiagramms anzeigen. Wählen Sie zunächst die Daten aus, die Sie anzeigen möchten, und wählen Sie im Menü Einfügen das Diagramm 2D-Kreis aus.
Tortendiagramme vergleichen zwei oder mehr Werte. Wenn Sie einen Prozentsatz wie die relative Luftfeuchtigkeit anzeigen, müssen Sie möglicherweise manuell eine weitere Zelle erstellen, die diesen Wert von 100 % subtrahiert, damit der zweite Wert mit ihm verglichen werden kann. Das Ergebnis ist ein Tortendiagramm, das den Prozentwert als Anteil der insgesamt möglichen 100 Prozent darstellt.
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Ändern Sie den Titel des Diagramms so, dass er zu den angezeigten Daten passt, und verschieben Sie das Diagramm dann in den Bereich des Bindestrichs, in dem Sie es anzeigen möchten.
Image - Indem Sie verschiedene Datendiagrammtypen hinzufügen, können Sie ein nützliches Dashboard erstellen, das alle Arten von Daten in einem praktischen Dashboard anzeigt.
Visuelle Attraktivität und Kontext mit Farbe hinzufügen
Eine weitere Möglichkeit, Ihr Dashboard übersichtlicher zu gest alten, besteht darin, Ihren Balkendiagrammen eine Verlaufsfüllung zu geben, die eine Warnfarbe wie Rot für Bereiche der Daten darstellt, die möglicherweise nicht gut sind.
Wenn Sie beispielsweise zeigen möchten, dass eine relative Luftfeuchtigkeit von über 75 % unangenehm ist, können Sie die Gradientenfüllung des einzelnen Balkendiagramms entsprechend ändern. So geht's.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den äußeren Rand eines Balkendiagramms und wählen Sie Diagrammbereich formatieren.
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Wählen Sie das Symbol Füllen im Bereich Diagrammbereich formatieren und ändern Sie die Auswahl in Farbverlauf.
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Wähle jedes Level-Icon entlang der Verlaufsfülllinie aus und ändere die Farbe und Dunkelheit, um zu passen, wie „gut“oder „schlecht“dieses Level ist. In diesem Beispiel verblasst eine hohe relative Luftfeuchtigkeit zu dunkelrot.
Image - Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Diagramm, bei dem das Hinzufügen von Farbkontext zum Diagramm für diesen Datenpunkt sinnvoll ist.
Automatische Aktualisierung von Excel-Dashboards
Sobald Sie ein Dashboard erstellt haben, müssen Sie nichts mehr tun, um die Grafiken zu aktualisieren. Alle Daten in diesen Diagrammen und Widgets werden wie folgt aktualisiert:
- Blätter mit importierten Daten werden zu dem Datum aktualisiert, das Sie bei der ersten Erstellung des Datenimports festgelegt haben.
- Alle zusätzlichen Blätter, die Sie erstellt haben, um die Daten aus den importierten Blättern zu korrigieren oder neu zu formatieren, werden mit den neuen Daten in diesen Blättern aktualisiert.
- Jedes Widget in Ihrem Dashboard wird automatisch aktualisiert, um die neuen Daten in diesen aktualisierten Blättern für die Bereiche anzuzeigen, die Sie bei der Erstellung dieser Diagramme ausgewählt haben.
Diese Aktualisierungen erfolgen automatisch, solange Excel geöffnet ist.
So verwenden Sie Excel-Dashboards
Das Erstellen von Dashboards in Excel kann aus vielen verschiedenen Gründen nützlich sein. Es ist jedoch wichtig, sie basierend auf einem bestimmten Bedarf zu erstellen, anstatt zu versuchen, ein Dashboard zu erstellen, das alles kann.
Wenn Sie beispielsweise ein Vertriebsleiter sind und daran interessiert sind, die Leistung Ihres Vertriebsteams zu überwachen, sollte sich das Dashboard des Vertriebsleiters auf die Key Performance Indicators (KPIs) in Bezug auf die Vertriebsleistung konzentrieren.
Diese Art von Dashboard sollte keine Informationen enth alten, die nichts mit der Verkaufsleistung zu tun haben, da das Dashboard sonst zu unübersichtlich werden könnte. Ein überladenes Dashboard macht es schwieriger, die wichtigen Datenbeziehungen und -muster zu erkennen.
Weitere Überlegungen beim Erstellen von Dashboards:
- Verwenden Sie die richtigen Diagramme für die richtigen Daten.
- Verwende nicht zu viele Farben im gesamten Dashboard.
- Layout des Dashboards mit ähnlichen Daten und Diagrammtypen in gemeinsamen Blöcken.
- Stellen Sie sicher, dass jedes Diagramm einfache Beschriftungen aufweist und nicht zu überladen ist.
- Organisieren Sie Widgets in einer Hierarchie nach Wichtigkeit, mit den wichtigsten Informationen oben links im Dashboard.
- Benutze bedingte Formatierung, um sicherzustellen, dass schlechte Zahlen rot und gute grün sind.
Am wichtigsten ist, nutzen Sie Ihre Kreativität, um Dashboards zu entwerfen, die informativ und interessant zu verwenden sind.
