Was man wissen sollte
- Organisieren Sie die Daten zuerst in einer Excel-Tabelle.
- Wählen Sie als Nächstes in Word Mailings > Seriendruck starten > wählen Sie den Typ. Mailings > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden > Blatt öffnen.
- Legen Sie zum Schluss Felder in Word zusammen, indem Sie zu Mailings > Seriendruckfeld einfügen gehen. Wählen Sie ein Feld aus und drücken Sie Einfügen.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Seriendruckfunktion in Microsoft Word und Excel verwenden, um Text aus einem Word-Dokument mit einem Datenquelldokument, z. B. einer Tabellenkalkulation, zu kombinieren. Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Word für Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 und Word 2010.
Daten für Seriendruck vorbereiten
Die Word-Serienbrieffunktion funktioniert nahtlos mit Daten aus Excel. Während Sie in Word eine Datenquelle erstellen können, sind die Möglichkeiten zur Verwendung dieser Daten begrenzt. Wenn Sie Mailinglistendaten in einer Tabelle haben, müssen Sie die Informationen nicht erneut in die Datenquelle von Word eingeben.
Sie können jedes Excel-Arbeitsblatt ohne besondere Vorbereitung in einer Word-Serienbrieffunktion verwenden. Um jedoch Fehler im Seriendruckprozess zu vermeiden, ist es eine gute Idee, die Daten in der Tabelle zu organisieren.
Vergewissern Sie sich, dass alle Änderungen, die Sie an der Tabelle vornehmen möchten, abgeschlossen sind, bevor Sie mit dem Seriendruck beginnen. Sobald der Seriendruck gestartet wurde, können Änderungen beim Seriendruck zu Fehlern führen.
Tabellendaten organisieren
Organisieren Sie Ihre Excel-Mailinglistendaten in Zeilen und Sp alten. Stellen Sie sich jede Zeile als einen einzelnen Datensatz und jede Sp alte als ein Feld vor, das Sie in Ihr Dokument einfügen werden.
- Alle Daten auf ein einziges Blatt setzen: Die Mailinglistendaten, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten, müssen sich auf einem Blatt befinden. Wenn es auf mehrere Blätter verteilt ist, kombinieren Sie die Blätter oder führen Sie mehrere Seriendrucke durch. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Blätter eindeutig benannt sind, da Sie das Blatt auswählen müssen, das Sie verwenden möchten, ohne es anzeigen zu können.
- Kopfzeile erstellen: Erstellen Sie eine Kopfzeile für das Blatt, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten. Eine Kopfzeile ist eine Zeile mit Beschriftungen, die die Daten in den darunter liegenden Zellen identifizieren. Um es Excel zu erleichtern, zwischen Daten und Beschriftungen zu unterscheiden, verwenden Sie fettgedruckten Text, Zellrahmen und Zellschattierungen, die nur für die Kopfzeile gelten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die von Ihnen ausgewählten Kopfzeilen mit den Namen der Briefvorlagenfelder übereinstimmen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert wird.
- Numerische Daten korrekt formatieren: Stellen Sie sicher, dass Dinge wie Hausnummern und Postleitzahlen richtig formatiert sind, damit sie nach Abschluss des Seriendrucks angezeigt werden. Eine falsche Formatierung von Zahlen kann zu Fehlern beim Zusammenführen führen.
Angeben der Empfängerliste für Serienbriefe
So verknüpfen Sie Ihr vorbereitetes Excel-Arbeitsblatt mit Ihrer Mailingliste mit Ihrem Word-Dokument:
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Öffnen Sie in Word das Dokument, das Sie als Serienbriefvorlage verwenden möchten. Dies kann ein neues Dokument oder ein vorhandenes Dokument sein. Wählen Sie Mailings > Seriendruck starten.
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Wählen Sie die Art der Zusammenführung aus, die Sie ausführen möchten. Ihre Optionen sind
- Buchstaben
- E-Mail-Nachrichten
- Umschläge
- Buchstaben
- Verzeichnis
Wenn Sie möchten, können Sie auch den Serienbrief-Assistenten verwenden, um Ihren Serienbrief zu erstellen. In diesem Beispiel gehen wir die Schritte zum manuellen Erstellen eines Seriendrucks durch.
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Gehen Sie dann zur Registerkarte Mailings und wählen Sie Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden.
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Navigieren Sie zu der Excel-Datei, die Sie für den Seriendruck vorbereitet haben, und wählen Sie sie aus. Wählen Sie dann Öffnen.
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Wenn Word Sie dazu auffordert, wählen Sie Sheet1$ > OK.
Wenn Ihr Excel Sp altenüberschriften hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Datenzeile enthält Sp altenüberschriften.
Seriendruckdokument erstellen oder bearbeiten
Wenn Ihre Excel-Tabelle mit dem Seriendruckdokument verbunden ist, das Sie in Word erstellen, ist es an der Zeit, Ihr Word-Dokument zu bearbeiten.
Du kannst derzeit keine Änderungen an deiner Datenquelle in Excel vornehmen. Um Änderungen an den Daten vorzunehmen, schließen Sie das Dokument in Word, bevor Sie die Datenquelle in Excel öffnen.
Briefvorlagenfelder in Ihr Dokument einfügen
Wählen Sie in Word Mailings > Seriendruckfeld einfügen, um Informationen aus der Tabelle in das Dokument zu ziehen. Wählen Sie das Feld aus, das Sie hinzufügen möchten (Vorname, Nachname, Stadt, Bundesland oder andere), und wählen Sie dann Einfügen.
Seriendruckdokumente anzeigen
Word übernimmt beim Einfügen von Briefvorlagenfeldern in ein Dokument keine Formatierung aus der Datenquelle. Wenn Sie Formatierungen wie kursiv, fett oder unterstrichen anwenden möchten, tun Sie dies in Word.
Wenn Sie das Dokument mit Feldern anzeigen, wählen Sie die Doppelpfeile auf beiden Seiten des Felds aus, auf das Sie die Formatierung anwenden möchten. Markieren Sie beim Anzeigen der zusammengeführten Daten im Dokument den Text, den Sie ändern möchten.
Alle Formatierungsänderungen werden in alle zusammengeführten Dokumente übernommen, nicht nur in das zusammengeführte Dokument, in dem Sie es geändert haben.
Vorschau der zusammengeführten Dokumente
Um eine Vorschau der zusammengeführten Dokumente anzuzeigen, gehen Sie zu Mailings > Ergebnisvorschau. Diese Sch altfläche funktioniert wie ein Kippsch alter. Wenn Sie also wieder nur die Felder und nicht die darin enth altenen Daten anzeigen möchten, drücken Sie sie erneut.
Navigieren Sie mithilfe der Sch altflächen auf der Registerkarte Mailings durch die zusammengeführten Dokumente. Sie sind von links nach rechts: Erster Datensatz, Vorheriger Datensatz, Gehe zu Datensatz,Nächster Datensatz und Letzter Datensatz.
Bevor Sie die Dokumente zusammenführen, sehen Sie sich alle oder so viele wie möglich in der Vorschau an, um sicherzustellen, dass alles korrekt zusammengeführt wurde. Achten Sie besonders auf Satzzeichen und Leerzeichen um die zusammengeführten Daten herum.
Seriendruck-Dokument abschließen
Wenn Sie bereit sind, die Dokumente zusammenzuführen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Dokumente drucken: Dokumente zum Drucker zusammenführen. Wenn Sie diese Option wählen, werden die Dokumente unverändert an den Drucker gesendet. Wählen Sie dazu Mailings> Fertigstellen & Zusammenführen > Dokumente drucken.
- Einzelne Dokumente bearbeiten: Wenn Sie einige oder alle Dokumente personalisieren müssen (alternativ können Sie ein Notizfeld in der Datenquelle für personalisierte Notizen hinzufügen) oder andere erstellen Änderungen vor dem Drucken bearbeiten Sie jedes einzelne Dokument. Wählen Sie dazu Mailings > Fertigstellen & Zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten
Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, Sie erh alten ein Dialogfeld, in dem Sie Word anweisen können, alle Datensätze, den aktuellen Datensatz oder eine Reihe von Datensätzen zusammenzuführen. Wählen Sie die Datensätze aus, die Sie drucken möchten, und wählen Sie dann OK.
Wenn Sie einen Bereich zusammenführen möchten, geben Sie die Anfangsnummer und die Endnummer für die Datensätze ein, die Sie zusammenführen möchten, und wählen Sie dann OK.
