Excel verfügt nicht über die Datenverw altungsfunktionen von relationalen Datenbankprogrammen wie SQL Server und Microsoft Access. Es kann jedoch als einfache Datenbank dienen, die die Anforderungen der Datenverw altung erfüllt.
In Excel werden Daten mithilfe der Zeilen und Sp alten in einem Arbeitsblatt organisiert. Die Tabellenfunktion erleichtert das Eingeben, Bearbeiten und Manipulieren von Daten.
Diese Anleitung gilt für die Excel-Versionen 2019, 2016, 2013, 2010 und Excel für Microsoft 365.
Datenbankbegriffe: Datensätze und Felder
Eine Datenbank ist eine Sammlung verwandter Informationen, die in einer oder mehreren Computerdateien gespeichert sind. Oft sind die Daten so in Tabellen organisiert, dass sie leicht aktualisiert, sortiert, korrigiert und gefiltert werden können.
Eine einfache Datenbank wie Excel enthält alle Informationen zu einem Thema in einer einzigen Tabelle. Relationale Datenbanken hingegen bestehen aus vielen Tabellen, von denen jede Informationen zu unterschiedlichen, aber verwandten Themen enthält.
Aufzeichnungen
In der Datenbankterminologie enthält ein Datensatz alle Informationen oder Daten zu einem bestimmten Objekt in der Datenbank. In Excel enthält jede Zelle in einem Arbeitsblatt eine Information oder einen Wert.
Felder
Jedes Informationselement in einem Datenbankeintrag, wie z. B. eine Telefonnummer oder Hausnummer, wird als Feld bezeichnet. In Excel dienen die einzelnen Zellen eines Arbeitsblatts als Felder, da jede Zelle eine einzelne Information über ein Objekt enth alten kann.
Feldnamen
Es ist wichtig, eine Datenbank so zu organisieren, dass Sie die Daten sortieren oder filtern können, um bestimmte Informationen zu finden. Das Hinzufügen von Sp altenüberschriften, bekannt als Feldnamen, erleichtert die Eingabe von Daten in der gleichen Reihenfolge für jeden Datensatz.
Musterdatenbank
Im Bild oben hat jeder Schüler eine separate Zeile in der Tabelle, die alle verfügbaren Informationen über ihn enthält.
Jede Zelle in einer Reihe ist ein Feld, das eine Information enthält. Die Feldnamen in der Kopfzeile helfen sicherzustellen, dass die Daten organisiert bleiben, indem alle Daten zu einem bestimmten Thema, wie z. B. Name oder Alter, für alle Schüler in derselben Sp alte gespeichert werden.
Datenverw altungstools von Excel
Darüber hinaus verfügt Microsoft über mehrere Datentools, die die Arbeit mit großen Datenmengen, die in Excel-Tabellen gespeichert sind, erleichtern und dabei helfen, sie in gutem Zustand zu h alten.
Ein Formular für Datensätze verwenden
Eines dieser Tools ist das Datenformular. Sie können damit Datensätze in Tabellen mit bis zu 32 Feldern oder Sp alten suchen, bearbeiten, eingeben oder löschen.
Das Standardformular enthält eine Liste von Feldnamen in der Reihenfolge, in der sie in der Tabelle angeordnet sind, um sicherzustellen, dass Benutzer Datensätze korrekt eingeben. Neben jedem Feldnamen befindet sich ein Textfeld zum Eingeben oder Bearbeiten der einzelnen Datenfelder.
Obwohl es möglich ist, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, reicht es oft aus, das Standardformular zu erstellen und zu verwenden.
Doppelte Datensätze entfernen
Ein häufiges Problem bei allen Datenbanken sind Datenfehler. Zusätzlich zu einfachen Rechtschreibfehlern oder fehlenden Datenfeldern können doppelte Datensätze problematisch sein, wenn eine Datentabelle größer wird.
Ein weiteres Datentool von Excel kann verwendet werden, um diese doppelten Datensätze zu entfernen - entweder exakte oder teilweise Duplikate.
Daten in Excel sortieren
Sortieren bedeutet, Daten nach einer bestimmten Eigenschaft neu zu organisieren, z. B. das Sortieren einer Tabelle alphabetisch nach Nachnamen oder chronologisch vom ältesten zum jüngsten.
Die Sortieroptionen von Excel umfassen das Sortieren nach einem oder mehreren Feldern, benutzerdefiniertes Sortieren, z. B. nach Datum oder Uhrzeit, und das Sortieren nach Zeilen, was es ermöglicht, die Felder in einer Tabelle neu anzuordnen.
