Was man wissen sollte
- Miniaturbilder verwenden: Gehe zu Datei > Info > Eigenschaften > Erweiterte Eigenschaften > Zusammenfassung und markieren Sie Miniaturansichten für alle Word-Dokumente speichern.
- Eigenschaften aktualisieren: Gehen Sie zu Datei > Info > Eigenschaften > Erweiterte Eigenschaften > Zusammenfassung. Geben Sie Kommentare, Schlüsselwörter und andere Informationen ein.
- Weitere Tipps: Erstellen Sie Ordner zum Speichern und Sortieren Ihrer Word-Dateien und verwenden Sie ein konsistentes Dateibenennungssystem, um die gewünschten Dateien schnell zu finden.
Dieser Artikel enthält Vorschläge zum Organisieren Ihrer Microsoft Word-Dateien. Die Anweisungen gelten für Word 2019 bis 2010 und Word für Microsoft 365.
Alle Word-Dateien mit Miniaturansichten speichern
Das Speichern von Word-Dateien mit einem Vorschaubild oder Miniaturbild erleichtert das Auffinden des benötigten Dokuments, ohne es öffnen zu müssen.
So speichern Sie alle Word-Dokumente mit einem Vorschau- oder Miniaturbild:
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Öffnen Sie in Microsoft Word ein leeres oder vorhandenes Dokument und gehen Sie dann zur Registerkarte Datei.
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Auswahl Info.
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Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Eigenschaften und wählen Sie Erweiterte Eigenschaften.
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Wechseln Sie im Dialogfeld Eigenschaften zur Registerkarte Zusammenfassung.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Miniaturansichten für alle Word-Dokumente speichern.
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Auswahl OK.
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Eigenschaften von Word-Dokumenten aktualisieren
Wenn Sie mit mehreren Word-Dokumenten arbeiten, die ähnliche Namen und Speicherorte haben, verwenden Sie die Eigenschaften von Word-Dokumenten.
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Öffnen Sie das Dokument, dem Sie beschreibende Eigenschaften hinzufügen möchten, und wechseln Sie dann zur Registerkarte Datei.
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Auswahl Info.
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Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Eigenschaften und wählen Sie Erweiterte Eigenschaften.
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Wechseln Sie im Dialogfeld Eigenschaften zur Registerkarte Zusammenfassung.
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Geben Sie Kommentare, Stichwörter, Kategorien, einen Titel und Informationen zum Thema ein, damit Sie Ihre Dateien besser unterscheiden können.
Image - Wählen Sie OK, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen. Wenn es an der Zeit ist, eine Suche durchzuführen, kann Word genau das finden, was Sie brauchen.
Erstelle Ordner auf deinem Computer und verwende sie
Erstellen Sie einen Ordner für Ihre Word-Dokumente und nennen Sie ihn etwas, das Sie nicht vergessen werden, wie MyWordDocs Füllen Sie ihn mit Ordnern, die auf eine Weise benannt sind, die für Sie sinnvoll ist, und verwenden Sie diese Ordner, um Ihre Word-Dateien zu speichern und zu sortieren. Wenn Sie beispielsweise wöchentliche Besprechungsnotizen erstellen, erstellen Sie einen Ordner für diese Notizen und fügen Sie zusätzliche Ordner für Monate oder Jahre darin ein.
Wenn Sie jahrelang Word-Dokumente auf Ihrem Computer haben und keine Zeit haben, jedes zu öffnen und zu entscheiden, ob Sie es beh alten möchten oder nicht, erstellen Sie einen Ordner für jedes Jahr und verschieben Sie Dokumente in diese Ordner. Dies ist eine gute Möglichkeit, ältere Dateien zu speichern, bis Sie Zeit haben, die Dateien so zu organisieren, wie es für Sie funktioniert.
Verwenden Sie ein einheitliches System zur Dateibenennung
Erstellen Sie ein Benennungssystem, um die gewünschten Dateien schnell zu finden. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Dateien zu benennen. Wählen Sie ein Namenssystem und verwenden Sie es konsequent.
Hier sind ein paar Vorschläge:
- Fügen Sie den Dokumenttyp in den Dateinamen ein, z. B. Vertrag, Mietvertrag oder Newsletter. Auf diese Weise können Sie anhand des Dateinamens nach einer Datei suchen.
- Beginne den Dateinamen mit dem Namen des Kunden (oder dem Nachnamen des Empfängers, wenn es sich bei den Dokumenten um Buchstaben handelt).
- Füge das Datum in den Dateinamen ein.
Lass dir Zeit
Wenn der Speicherplatz Ihrer Computerfestplatte knapp wird, erledigen Sie Ihre organisatorischen Aufgaben nicht auf einmal. Teilen Sie den Job in überschaubare Teile auf und verbringen Sie täglich 15 Minuten damit, daran zu arbeiten.
Wenn Sie Word-Dateien auf Ihrem Computer organisieren, legen Sie jede Datei in einem der Ordner ab, die Sie erstellt haben, erstellen Sie einen neuen Ordner oder löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie mit einer Datei tun sollen, legen Sie sie in einen Ordner mit dem Titel HoldUntilDate und wählen Sie ein Datum in der Zukunft, das Sie, wenn Sie den Ordner bis dahin nicht geöffnet haben, auswählen können Ich werde mich wohl fühlen, wenn ich es lösche.
Welche Arten von Ordnern Sie auch immer erstellen, legen Sie diese Ordner in Ihren Hauptordner von Word, damit Sie wissen, wo Sie suchen müssen.
